Onboarding for an agile software development company

Abstract

Global shortage of highly skilled employees has created a need to be more efficient in onboarding new hires to software development companies. The efficiency influences the new employee’s willingness to stay with the company and the efficiency of their work. Previously, similar studies had been conducted, but lacked the specifics of the case company, which warranted a study in the company.

Case company transferred to using team-based organization structure, where supervisor responsibilities were divided among different roles, such as people coaches and lead team. A survey was organized to collect opinions of the onboarding process, to which 39 people responded. 18 people were additionally interviewed to gather details from the onboarding process. To develop and validate the results from the interviews, also a workshop and presentations were organized in the case company.

This thesis found that mentoring is the most important form of onboarding in the case company. The biggest challenges in a larger scale company where teams are given autonomy, are transparency, material availability, and lack of documentation. Solutions that may help solve the challenges may be: a common place for all onboarding materials, instructions for teams and mentors to onboarding new employees efficiently and a collection of team specific materials to a single location.

Globaali pula osaavasta työvoimasta on korostanut työntekijöiden perehdytyksen tärkeyttä ohjelmistokehitysyrityksissä. Perehdytyksellä on suora vaikutus työntekijöiden tehokkuuteen ja halukkuuteen jatkaa samassa yrityksessä. Aikaisempi tutkimus on tutkinut samankaltaisia teemoja, mutta case-yritys eroaa monin tavoin aikaisemmin tutkituista yrityksistä.

Case-yrityksessä on otettu käyttöön tiimipohjainen tuotekehitysmalli ja esihenkilön vastuut jaettiin useamman roolin, kuten lead-tiimin ja vertaisten uravalmennuksesta vastaavien työntekijöiden eli people coachien kesken. Perehdytyksen tilannetta yleisesti tarkasteltiin kyselyllä, joka tavoitti 39 vastaajaa. Yrityksen perehdytyksen käytänteiden tarkempaa selvittämistä varten haastateltiin 18 työntekijää. Jotta löydetyt tulokset voitiin varmentaa ja ideoita kehittää edelleen, järjestettiin työpaja haastateltujen kanssa ja tuloksia esitettiin organisaatiolle kahdessa eri esityksessä tutkimuksen eri vaiheissa.

Tässä diplomityössä todettiin, että tulosten perusteella mentorointi on edelleen perehdytyksen tärkeimpiä menetelmiä kohdeyrityksessä. Suuremmassa ohjelmistokehitysorganisaatiossa suurimpina haasteina todettiin läpinäkyvyyden puute eri tiimien ja funktioiden välillä, materiaalien heikko saatavuus ja dokumentaation puute. Näihin ratkaisuja olisivat yksi yhteinen paikka kaikelle perehdytysmateriaalille ja dokumentaatiolle, perehdytyksen ohjeistus tiimeille ja mentoreille ja kaiken tiimikohtaisen dokumentaation kerääminen yhteen paikkaan.