Resource management, accountabilities, and responsibilities in an engineering services company

Abstract

Several studies have been conducted on resource management and the allocation of responsibilities in different engineering fields. My research focuses on resource management and the allocation of responsibilities in engineering services, offered in the fields of mechanical engineering and structural analysis, which have been somewhat disregarded in previous research. The objective of this research is to find solutions for how the operational model of the engineering services should be developed so that engineering resources could be used more efficiently and appropriately.

The research method applied was triangulation, where a case study with qualitative and quantitative aspects was combined with knowledge from previous research. A new operational model containing a RASCI matrix, a Skills matrix and an updated services delivery process chart was created during the research. Data collection and verification of the matrices were carried out by semi-structured interviews and a survey.

The main findings of the research show that RASCI matrix and an updated services delivery process chart can clarify accountabilities and responsibilities in the engineering services organization, which also optimizes resource utilization. The target company has a shortage of experienced senior engineers which causes overload especially to team leaders. A portion of the overload could be reduced by the utilization of RASCI. A risk assessment of the services business showed that political risks and accumulation of delays in engineering process are the most critical for the business.

Resurssienhallinnasta ja vastuunjaosta on tehty useita tutkimuksia eri tekniikan aloilla. Tässä tutkimuksessa keskitytään koneensuunnittelun ja lujuuslaskennan aloilla tarjottavien suunnittelupalveluiden resurssienhallintaan ja vastuunjakoon, jotka ovat jääneet jonkin verran huomiotta aikaisemmassa tutkimuksessa. Tämän tutkimuksen tavoitteena on löytää keinoja, kuinka suunnittelupalveluiden toimintamallia tulisi kehittää niin, että suunnitteluresursseja voitaisiin käyttää tehokkaammin ja tarkoituksenmukaisemmin.

Tutkimus toteutettiin tutkimusmenetelmien triangulaatiolla, jossa tapaustutkimuksen laadullisia ja määrällisiä menetelmiä yhdistettiin aikaisemmista tutkimuksista saatuun tietoon. Tutkimuksessa luotiin uusi toimintamalli, joka sisältää RASCI-matriisin, Skills-matriisin ja päivitetyn suunnittelupalveluiden prosessikaavion offshoring ja nearshoring toimintojen osalta. Tiedonkeruu ja mallien verifiointi toteutettiin puolistrukturoiduilla haastatteluilla ja kyselyllä.

Tutkimuksen tuloksista selviää, että RASCI matriisin ja päivitetyn suunnittelupalveluiden prosessikaavion avulla voidaan selkeyttää vastuuvelvollisuutta ja vastuita suunnittelupalveluorganisaatiossa, joka tehostaa resurssien käyttöä. Jatkuva resurssivajaus kokeneista suunnitteluinsinööreistä lisää tiiminvetäjien ylityökuormaa kohdeyrityksessä. Osaa ylityökuormasta voidaan vähentää RASCI-matriisin käytön avulla. Suunnittelupalveluliiketoiminnan riskiarviossa kriittisimmiksi riskeiksi nousivat poliittiset riskit ja myöhästymisten kumuloituminen suunnitteluprosessissa.