Designing and implementing a time reporting system

Abstract

The purpose of this study was to find out how to create a new time-reporting solution, with good usability, for a company that currently has a system lacking usability. In this study, the literature defining the term usability is thoroughly examined and a lot of different definitions for the term are found. However, in the end, commonalities between different definitions are found and some versions of attributes such as efficiency, ease of learning, and satisfaction of use are found. The literature review also goes through different ways of measuring usability, as well as the pros and cons of these ways depending on the context. In general, it can be said that the measurement carried out by experts in the development phase is more efficient and cheaper compared to a user survey, but on the other hand, a user survey can effectively find the right usability problems.

The company's current method of reporting hours was reviewed, and the problems were found, these were mainly problems with poor efficiency and user dissatisfaction. After this, the design and development of a new tool start. The most important features of the system are availability from the public network, more efficient usability, and the possibility to use a telephone or other client devices. The service is implemented in Microsoft's Azure cloud service so that it is easy to maintain. Then a usability study is conducted, which states that users are on average satisfied with the usability of the product.

Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli tutkia, kuinka tehdä uusi tuntikirjaustyökalu, jossa on hyvä käytettävyys, yritykselle, jonka nykyinen työkalu on käytettävyydeltään puutteellinen. Tutkimuksessa käydään läpi laajasti erilaisia käytettävyyden määritelmiä, joita on useita, mutta joista löydetään yhtenäisyyksiä, kuten käytön tehokkuus, oppiminen ja tyytyväisyys. Kirjallisuuskatsauksessa käydään lisäksi läpi erilaisia tapoja mitata käytettävyyttä, sekä näiden tapojen hyviä ja huonoja puolia riippuen kontekstista. Yleisesti voidaan sanoa, että asiantuntijoiden tekemä mittaus kehitysvaiheessa on tehokkaampaa ja halvempaa verrattuna käyttäjäkyselyyn, mutta toisaalta käyttäjäkyselyssä voidaan tehokkaasti löytää oikeat käytettävyysongelmat.

Yrityksen nykyinen tuntikirjaustapa käydään läpi ja löydetään ongelmaksi huono käytön tehokkuus ja käyttäjien tyytymättömyys. Tämän jälkeen siirrytään luomaan uutta työkalua, jonka tärkeimpänä ominaisuutena on saatavuus julkiverkosta, tehokkaampi käytettävyys ja mahdollisuus käyttää puhelinta tai muita päätelaitteita. Palvelu toteutetaan Microsoftin Azure-pilvipalveluun, jotta sitä on helppo ylläpitää, ja käytettävyydestä tehdään tutkimus, jossa todetaan käyttäjien olevan keskimääräisesti tyytyväisiä tuotteen käytettävyyteen.