Workflow design process in delivery projects of a platform solution

Abstract

Despite positive advancements in digitalization the information systems and their deployments in healthcare sector still require improvements. The main objective of this diploma thesis was to develop a new workflow design process for Topcon Healthcare Solutions to improve the delivery projects of their platform solutions. The research conducted in this thesis consists of a theoretical framework on designing workflows in healthcare sector and a case study which completes a process development cycle producing the first version of the new process for the case company. The theoretical framework consists of workflow management and design concepts including previously used approaches to workflow improvement and workflow analysis in healthcare and presents common workflows in different organizational level. The research material in the case study was collected by conducting a semi-structured interview study for selected employees in the case company. Based on inductive content analysis on the collected material the current process maturity levels in the company were assessed. All collected material including the theoretical framework were utilized to determine the process maturity goals and developing the process solution. The suggested process solution was presented and refined in a workshop organized for the case company in which the process was also validated. The conclusions of the thesis highlight the importance of involving end users to the design process and analyzing the current workflows in all organizational levels to ensure the designed workflows fit the multiple levels of the healthcare organization in which the new information system is being deployed. The process developed for the case company supports the company’s existing delivery process and focuses on improving customer understanding and communication especially in the early process phases. Topcon Healthcare solutions has started launching the improvement projects required to implement the process in early 2023.

Huolimatta digitalisaation edistymisestä terveydenhuollon tietojärjestelmät ja niiden käyttöönottoprosessit vaativat edelleen parannuksia. Tämän diplomityön päätavoitteena oli kehittää Topcon Healthcare Solutionsille uusi työnkulun suunnitteluprosessi, jolla kehitetään yrityksen alustaratkaisujen toimitusprosessia. Työssä tehty tutkimus koostuu teoreettisesta viitekehyksestä sekä tapaustutkimuksesta, jossa suoritettiin yksi prosessikehityssykli. Lopputuloksena on uuden prosessin ensimmäinen versio kohdeyritykselle. Teoreettinen viitekehys koostuu työnkulun hallinnan ja suunnittelun konsepteista, sisältäen aiemmin käytettyjä lähestymistapoja työnkulkujen parantamiseen ja työnkulun analysointiin terveydenhuollossa. Lisäksi esitellään yleisimpiä työnkulkuja terveydenhuollon eri organisaatiotasoilla. Tapaustutkimuksessa tutkimusmateriaali kerättiin tekemällä puolistrukturoitu haastattelututkimus kohdeyrityksestä valituille työntekijöille. Kerätylle aineistolle tehdyn induktiivisen sisältöanalyysin perusteella arvioitiin prosessin tämänhetkiset kypsyystasot kohdeyrityksessä. Lopuksi kaikkea kerättyä materiaalia, mukaan lukien teoreettinen viitekehys, käytettiin uuden prosessin kypsyystavoitteiden määrittämiseen ja edelleen prosessiratkaisun kehittämiseen. Ehdotettu prosessiratkaisu esiteltiin tapausyritykselle järjestetyssä työpajassa, jossa prosessi hienosäätämisen jälkeen validoitiin. Diplomityön johtopäätökset korostavat loppukäyttäjien osallistumisen tärkeyttä suunnitteluprosessiin ja nykyisten työnkulkujen analysointia kaikilla organisaatiotasoilla. Näin varmistetaan, että suunnitellut työnkulut sopivat asiakasorganisaation eri tasoille. Kohdeyritykselle kehitetty prosessi tukee yrityksen olemassa olevaa toimitusprosessia ja keskittyy asiakasymmärryksen ja kommunikoinnin parantamiseen erityisesti prosessin alkuvaiheissa. Topcon Healthcare Solutions on aloittanut prosessin käyttöönottoon tarvittavien parannusprojektien käynnistämisen vuoden 2023 alussa.