Virtuaalitiimien väliseen tiedonsiirtoon vaikuttavat tekijät projektiorganisaatiossa

Abstract

Tämän tutkielman päätavoitteena oli selvittää, mitkä tekijät vaikuttavat virtuaalitiimien väliseen tiedonsiirtoon projektiorganisaatiossa Tämän lisäksi tutkielma pyrki selvittämään, missä määrin virtuaalitiimin sisällä tapahtuvan tiedonsiirron tekijät vaikuttavat myös tiedonsiirtoon virtuaalitiimien välillä projektiorganisaatiossa. Tutkielman tavoitteena oli myös selvittää, minkä tyyppistä tietoa virtuaalitiimien välillä siirretään projektiorganisaatiossa sekä milloin haastateltavat kokivat tiedonsiirron onnistuneen tai epäonnistuneen.

Tutkielman aineisto kerättiin puolistrukturoiduin haastatteluin henkilöiltä, jotka olivat olleet mukana tilanteissa, joissa tietoa oli siirretty virtuaalitiimien välillä.

Tutkielman tuloksena tunnistettiin kolme teemaa, jotka vahvistivat virtuaalitiimien välistä tiedonsiirtoa projektiorganisaatiossa. Nämä teemat olivat: talletettu dokumentaatio ja sen ajantasaisuus, inhimilliset tekijät (yksilöiden motivaatio ja tiimitoiminta) sekä prosessitekijät (yhteiset prosessit ja selkeät vastuut). Tutkielman tuloksena virtuaalitiimien välistä tiedon-siirtoa projektiorganisaatiossa heikensivät: dokumentaation laatu tai sen puuttuminen, inhimilliset tekijät (väärinkäsitykset, henkilövaihdokset, sitoutumattomuus toimintatapoihin) ja prosessitekijät (liian vähäinen aika tiedonsiirrolle, epäselvä vastuunjako ja työkaluihin liittyvät tekijät). Vahvistavina tekijöinä, jotka vaikuttivat tiedonsiirtoon sekä virtuaalitiimien sisällä että virtuaalitiimien välillä, tunnistettiin teknologian käytön tärkeys, ammattitaitoinen tiimi, yhdessä tekeminen ja yhteiset toimintamallit. Virtuaalitiimien välillä suurimmalta osin tieto oli dokumentoitu. Muita tiedon lähteitä olivat: yhteyshenkilöt, säännölliset palaverit sekä organisaatiotasoinen infosessio. Haastateltavat kokivat tiedonsiirron onnistuneeksi, kun a) arjen työ oli sujuvaa, b) tiedon vastaanottajat tarvitsivat vain yksittäisiä ohjeistuksia tai c) jatkuvassa tiedonsiirtomallissa virheiden ja ongelmien määrä vähentyi.

The main objective of this thesis was to find out 1) which factors influence the transfer of information between virtual teams in a project-based organization. In addition, the thesis aimed to 2) find out to what extent the factors influencing the transfer of information with-in a virtual team also influence the transfer of information between virtual teams in a project-based organization, 3) to find out what type of information is transferred between virtual teams in a project-based organization, 4) when the interviewees perceived the transfer of information to be successful or unsuccessful. The data for the thesis was collected through semi-structured interviews with people who had been involved in situations where information had been transferred between virtual teams.

As a result, three themes were identified that reinforced the transfer of information be-tween virtual teams in a project-based organization: stored documentation and its timeliness, human factors (motivation of individuals, teamwork) and process drivers (common processes, clear responsibilities). The knowledge transfer between virtual teams in a project-based organization was weakened by the quality or lack of documentation, human factors (misunderstandings, staff turnover, lack of commitment to procedures) and process factors (insufficient time for knowledge transfer, unclear division of responsibilities, schedule factors). Similar factors affecting both the transfer of information within virtual teams and between virtual teams were the importance of using technologic, a professional team, working together and common ways of working. The sources of knowledge were documentation, contact persons, regular meetings, and an organization-wide info session. Interviewees perceived the transfer of information as successful when a) daily work was smooth, b) the recipients only needed some specifications to the instructions or c) the number of errors and problems was reduced in a continuous information transfer model.