Valmistuksenaikaisen dokumentointiprosessin kehitys elintarviketeollisuuden yrityksessä

Abstract

Elintarviketeollisuus on muutospaineen alla. Jälleenmyyjien ja kuluttajien vaatimustaso kasvaa, mikä pakottaa yrityksissä pohtimaan keinoja laadun ja kilpailukyvyn parantamiskesi, sekä tehokkuuden lisäämiseksi.

Työn tavoitteena on tarkastella kirjallisuudesta valmistuksenaikaisen dokumentoinnin nykytilaa elintarviketeollisuuden kehityksen näkökulmasta, sekä kartoittaa kohdeyrityksen valmistuksenaikaisen dokumentointiprosessin nykytila ja luoda tiekartta prosessin parantamiseksi. Työ on laadullinen tutkimus, joka koostuu kahdesta osiosta kirjallisuuskatsauksesta ja tapaustutkimusosiosta. Tapaustutkimuksessa on käytetty aineistona kohdeyrityksen olemassa olevaa dokumentaatiota, sekä tutkimuksen aikana kerätystä kysely- ja haastatteluaineistoa.

Kohdeyrityksen tahtotilana on paperiton dokumentointiprosessi. Työn keskeisimpiä tuloksia ovat kohdeyritykselle muodostunut tiekartta dokumentointiprosessin kehittämiseksi. Tiekartta on jaettu lyhyen aikavälin muutoksiin ja pitkän aikavälin muutoksiin. Lyhyellä aikavälillä yrityksessä on syytä panostaa dokumentoinnin standardisointiin, työohjeiden kehittämiseen ja kouluttamiseen. Pitkällä aikavälillä on käynnistettävä selvitystyö, kuinka olemassa olevia järjestelmiä hyödyntäen voitaisiin siirtyä kohti digitaalista dokumentointia.

Työn kirjallisuuskatsauksessa tehty merkittävä havainto on se, ettei nykyteknologia rajoita dokumentointiprosessin digitalisointia ja paperittomuutta. Tekniset ratkaisut muutokselle ovat olemassa. Muutoksen edistäminen vaatii osaamista, aikaa ja rahaa. Tiedon säilyttämisessä on aina hyvä huomioida tietoturvanäkökulma.

The food industry is under pressure of change. This will require companies to consider ways of improving quality and competitiveness, and to increase efficiency.

The aim of the thesis is to examine the current state of literature documentation during production from the point of view of the development of the food industry, and to identify the current state of the documentation process during the preparation of the target company and to create a road map to improve the process. The work is a qualitative study consisting of two sections of the literature review and the case study. The case study has used the existing documentation of the target company, as well as the survey and interview data collected during the study.

The goal of the company is a paperless documentation process. One of the key results of the work is the development of a road map for the target company to develop the documentation process. The road map is divided into short-term changes and long-term changes. In the short term, the company should invest in standardising documentation, developing working instructions, and training. In the long term, work on how to move towards digital documentation using existing systems will have to be launched.

A significant observation made in the literature review of the work is that current technology does not limit the digitalisation and paperless documentation process. Technical solutions to change exist. Promoting change requires knowledge, time, and money. It is always good to take the security perspective into account in the retention of information.