Varastoprosessien suorituskyvyn mittaaminen

Abstract

Yrityksen menestyminen ja toiminnan jatkuvuus perustuvat suurelta osin liiketoiminta- ja tuotantoprosessien toimivuuteen ja aikaansaannoksiin. Niiden tarkoituksena on vastata asiakkaiden havaittuihin tarpeisiin ja ongelmiin ja hankkia siten yritykselle tuottoa. Jotta tuottoa voidaan kasvattaa kehittämällä prosesseja, täytyy tietää mitä niissä tapahtuu. Prosessin määrittely ja kuvaus antavat selventävän kuvan prosessin eri vaiheista, niiden järjestyksestä sekä rooleista ja tarvittavasta osaamisesta. Suorituskyvyllä puolestaan tarkoitetaan sitä, missä määrin yrityksen toiminnot onnistuvat niille tarkoitetuissa tehtävissä. Sen toteamiseen tarvitaan erilaisia suorituskyvyn mittareita, joiden tuloksia analysoimalla voidaan tehdä johtopäätöksiä toiminnan tasosta ja kehityksen suunnasta.

Tässä diplomityössä on tarkoitus perehtyä keskusvarastona toimivan kohdeyrityksen pääprosesseihin ja mallintaa ne prosessikaavioksi. Tavoitteena on selvittää ne tekijät ja kriittiset vaiheet, jotka vaikuttavat eniten prosessien toimintaan. Prosessien seurantaa varten luodaan sellaiset päivittäistä johtamista tukevat suorituskyvyn mittarit, joista on myös havaittavissa vaikutukset strategisiin organisaatiotason mittareihin.

Tutkimuksen perustaksi haettiin pohjatietoja prosesseja ja suorituskykyä käsittelevästä kirjallisuudesta. Empiirisessä osiossa tutustuttiin tarkemmin case-yrityksen eri toimintoihin. Tämä tapahtui havainnoimalla paikan päällä varaston tapahtumia, tutkimalla käytössä olevia järjestelmiä, raportteja ja työohjeita sekä keskustelemalla henkilöstön kanssa.

Kerätyn tiedon tuloksena saatiin muodostettua määrittelyt ja kuvaukset niin toimitusketjulle kuin itse varastolle. Näissä on tuotu esille asioita, jotka vaikuttavat menestymiseen tai ovat toiminnan kannalta kriittisiä. Rakennettu mittaristo perustuu organisaation strategisiin painopisteisiin eli kustannustehokkuuteen ja toimitusvarmuuteen. Prosessien mittarit on kuitenkin viety lähemmäs konkreettista toimintaa, jolloin toiminnan vaikutus on helpommin havaittavissa mittareiden tuloksista. Sidosryhmät ja kriittiset tekijät on myös huomioitu mittarien laadinnassa. Kuvausten ja mittareiden avulla saadaan kattava ymmärrys varaston toiminnasta ja niitä voidaan hyödyntää toiminnan kehittämisessä sekä suunnittelussa.

Company’s success and continuity of its operations are heavily based on the outputs of business and manufacturing processes. Their purpose is to respond to the customers' perceived needs and problems and thereby generate income for the company. In order to increase profits by developing processes, one needs to know what is happening in them. The definition and description of the process provide a better picture of the different phases and their order, but also show the attending roles and the required expertise. Performance refers to the company’s ability to succeed in its tasks as planned. The results of various performance indicators can be analysed to draw conclusions about the level of operations and the direction of development.

The aim of this thesis is to find out the main processes of the case study company, which operates as a central warehouse, and also create process diagrams. Another goal is to figure out the factors and the critical points that affect the most to the warehouse processes. Performance indicators that support daily management are created and they also show the effects on strategic indicators on the organizational level.

For support to this study the basic knowledge on processes and performance measurement was discovered and researched from the literature. In the empirical section, the different functions of the case company were investigated more closely. This was done by observing functions on site, exploring the data systems and reports, but also discussing with the personnel.

As a result of this study, the definitions and descriptions for the supply chain and the warehouse processes were created. Factors that are critical or affects to company’s success have been brought up. The built-in dashboard is based on the organization's strategic priorities, like cost-effectiveness and reliability of the deliveries. However, process indicators are closer to concrete operations, so that the impact of operations is easier to recognize from the results. Stakeholders and critical factors have also been taken into account in the preparation of the metrics. With the help of descriptions and metrics, a comprehensive understanding of the warehouse's operations is obtained, and they can be used in operational development and planning.