Prosessimallinnuksen ja -automaation synergia toimihenkilötyön suorituskyvyn parantamisessa

Abstract

Työn tarkoituksena oli selvittää prosessimallinnuksen ja -automaation yhdessä tuomia hyötyjä tarjous-hankintaprosessin toimihenkilötyön tehostuksessa. Tiukentuvan markkinatilanteen vuoksi yritysten on löydettävä uusia tapoja toimintansa tehostamiseksi, joten moni yritys on kiinnostunut erilaisista toimihenkilötyön tehostamisen keinoista. Työn tavoitteena oli mallintaa ANDRITZ Savonlinna Works Oy:n tarjous-hankintaprosessi sen nykyisessä tilassa, paikantaa siihen perustuen mahdollisia automaatiokohteita ja toteuttaa prosessin osan suorituskykyä parantava automaatiodemo. Työlle luotiin ensin teoreettinen pohja, jonka jälkeen toteutettiin haastattelukierrokset, joiden pohjalta rakennettiin mallinnus käyttäen BPMN-syntaksia. Automatisoitava prosessin osa valittiin mallinnuksesta ja automaatio toteutettiin Python-ohjelmointikielellä. Tuloksena syntyi todenmukainen mallinnus yrityksen tarjous-hankintaprosessista sekä siinä liikkuvasta tiedosta. Tämän pohjalta rakennettiin au-tomaatiodemo, joka koostuu kolmesta ohjelmasta, joista ensimmäinen luo, muotoilee ja täyttää kolme tiedostoa perustuen syötettyyn ostojonoon ja jos tietoja puuttuu, kutsutaan toista ohjelmaa, joka hakee puuttuvat tiedot hankintasuunnitelmasta. Kolmas ohjelma on ohjelmistorobotti, joka syöttää luodut tiedostot oikeille paikoilleen. Ratkaisun arvioitiin parantavan prosessin osan laadullista, ajallista ja taloudellista suorituskykyä. Työhön perus-tuvien johtopäätösten mukaan prosessimallinnus ja -automaatio tukevat toisiaan useilla tavoilla. Automatisoitavan prosessin osan löytäminen helpottui huomattavasti, samoin kuin itse automaation toteutus, kun prosessin tiedonkulku ja prosessilogiikka olivat selvillä. Prosessimallinnus voi myös tukea automaation ylläpitoa siinä tapauksessa, että mallia pidetään systemaattisesti ajan tasalla. Pidemmän aikavälin hyötyjä on jäätävä seuraamaan.

The purpose of this thesis work was to investigate the synergy between Business Process Modeling and Business Process Automation in improving the performance of white-collar work in the quotation-to-acquisition part of the business’ model. The increasingly challenging and competitive market environment has forced businesses to find new ways of improving their performance, which has led to increasing interest in the streamlining of white-collar work. The objective of this thesis work was to model ANDRITZ Savonlinna Works Oy’s quotation-to-acquisition process as it is now, finding potential automation targets through that modeling, and to build a demonstration of automation for that process. First, a theoretical framework was established for this thesis, after which a series of interviews were held. Based on those a complete model was build using a BPMN syntax. After a suit-able part for automation was chosen from the model, the automation work was done utilizing the Python programming language. The result was an accurate model of the quotation-to-acquisition process and its flow of information. Based on the model three programs were developed. The first one creates, formats, and fills in the information in three separate Excel tables based on the purchasing queue. Any missing information is fetched by the second program, which searches for it in the acquisition plan. The third program is a software robot, which imports the three tables created in the first program. It was estimated that the resulting automation solution would better the processes’ qualitative, temporal, and economic performance. Based on the conclusions drawn from this thesis, Business Process Modeling and Automation aid each other in many ways. Finding a suitable part for automation and developing the automation were made significantly easier by the existence of the full model. If the Business Process Model is kept systematically up to date, it could also help in the upkeeping of the automation. Any long-term indicators need to be monitored and followed up on in the future.