Optimizing IT financial management : analysis of cost categorization and reporting practices
Katekeetta, Rosa (2023)
Diplomityö
Katekeetta, Rosa
2023
School of Engineering Science, Laskennallinen tekniikka
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2023052948977
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2023052948977
Tiivistelmä
Digital technologies have transformed the business landscape, offering new avenues for companies to gain a competitive edge. However, managing the increasing costs associated with technology investments is crucial. This study focuses on improving IT cost categorization and reporting within a specific company, addressing the challenges identified through interviews, data analysis, and a comprehensive literature review. The research reveals that the case company's current IT cost categorization and reporting methods require improvement. While efforts have been made to enhance IT financial management through detailed reporting and expense tracking, the existing categorization model has become overly complex. Other challenges in the company's financial reporting were cost shares, the number of financial reports and weak communication in financial matters. A new cost categorization model is proposed to the case company to address this, building upon existing models and allowing for future service catalog integration. This model aims to provide a clear overview of the company's cost structure while accommodating detailed information when needed. The new cost categorization model and improved IT financial management practices lay a solid foundation for future service catalog integration. Completing the IT service catalog will provide an opportunity to enhance financial reporting, implement chargeback systems, emphasize IT value creation, enhance financial transparency, and optimize resource allocation. Digitaaliset teknologiat ovat muuttaneet liiketoimintaympäristöä tarjoten yrityksille uusia mahdollisuuksia saada kilpailuetua ja kasvavien teknologiainvestointien kustannusten hallinta onkin nyt ratkaisevan tärkeää. Tässä työssä keskitytään IT-kustannusten luokittelun ja raportoinnin parantamiseen case yrityksen sisällä haastattelujen, data-analyysin ja kattavan kirjallisuuskatsauksen avulla tunnistettuihin haasteisiin. Työn tuloksena ymmärretään, että case yrityksen nykyiset IT-kustannusten luokittelu- ja raportointitavat vaativat parantamista. Vaikka IT-taloudenhallintaa on pyritty parantamaan yksityiskohtaisen raportoinnin ja kulujen seurannan avulla, nykyisestä luokittelumallista on tullut liian monimutkainen. Muita haasteita yrityksen taloudellisessa raportoinnissa olivat kustannusosuudet (cost shares), talousraporttien määrä ja heikko kommunikointi IT-taloushallintaan liittyvissä asioissa. Yritykselle ehdotetaan uutta kustannusten luokittelumallia tämän ratkaisemiseksi, joka perustuu olemassa oleviin malleihin ja mahdollistaa tulevan palvelukatalogin integroinnin. Tämä malli pyrkii antamaan selkeän yleiskuvan yrityksen kustannusrakenteesta samalla antaen myös yksityiskohtaista tietoa. Uusi kustannusten luokittelumalli ja parannetut IT-taloudenhallinnan käytännöt luovat vankan pohjan yrityksen tulevalle palvelukatalogille. IT-palvelukatalogin luominen tarjoaa uusia mahdollisuuden tehostaa taloudellista raportointia, edesauttaa IT-arvon luomista, parantaa taloudellista läpinäkyvyyttä ja tehostaa resurssien allokointia.