Assessing the internal controls in the procurement process of a case company

Abstract

The thesis studies the internal controls within a procurement process of a case company. The entirety of the procurement process (S2C and P2P) is included in the scope of the study. Internal controls are studied by examining the level of risk mitigation, efficiency and system compatibility of five existing internal control points. These five control points are preventive and detective in their nature.

Data for this thesis was collected in two rounds from the case company. First round was a questionnaire, which resulted in quantitative and qualitative data, and the second round consisted of interviews, providing qualitative data. This collected data is analysed and concrete improvement ideas are provided in the conclusion.

As this is a single case study, the conclusions may not be widely applicable, however they were deemed well suited for the case company. Main findings include the following: mapping of IC points 1 and 2 are correct, numbering not. Many approvals required for essentially the same thing from business side, streamlining necessary. Contract compliance is not followed systematically, this would be beneficial in many ways, e.g. following frame agreement spend. Further possibilities for automation should be studied, possibly higher threshold for automatic receiving and further integration between S2C and P2P systems.

Further research possibilities include studying the same topic in the case company at a wider scope and considering process optimization more. More general further research could include studying best practices of the same topic from more case companies.

Tämä pro gradu-tutkielma tutkii sisäisiä kontrolleja kohdeyrityksen hankintaprosessissa. Hankintaprosessia tutkitaan kokonaisuudessaan (S2C ja P2P) tässä työssä- Sisäisiä kontrolleja tutkitaan kartoittamalla riskien mitigoinnin, tehokkuuden ja systeemien sopivuuden tasoa olemassa olevissa viidessä kontrollipisteessä. Nämä kontrollipisteet ovat luonteiltaan ennaltaehkäiseviä ja tutkivia.

Tämän tutkielman aineisto on kerätty kahdessa osassa. Ensimmäinen osa koostui kyselylomakkeesta, joka tuotti sekä laadullista että määrällistä dataa. Toinen osa koostui haastatteluista, jotka puolestaan tuottivat laadullista dataa. Tätä kerättyä dataa on analysoitu ja käytännön parannusehdotuksia esitellään muun muassa yhteenvedossa.

Sillä kyseessä oli yksittäinen tapaustutkimus, eivät johtopäätökset ole välttämättä laajasti sovellettavissa, mutta niiden katsottiin kuitenkin soveltuvan hyvin kohdeyritykseen. Päälöytöjä ovat muun muassa seuraavat: sisäisten kontrollien 1 ja 2 kartoitus prosessiin pitää paikkansa, numerointi ei välttämättä. Liiketoiminnalta vaaditaan useita hyväksyntiä käytännössä samaan asiaan, tehostaminen tarpeen. Sopimusten sisäinen valvonta ei ole systemaattisella tasolla ja tämä voisi olla hyödyllistä monistakin syistä, esim. raamisopimusten kulujen seuraamisessa. Lisämahdollisuuksia automaatioon tulisi tutkia, mahdollisesti korkeampi kynnys automaattisille vastaanotoille sekä lisätä integraatiota S2C- ja P2P-systeemien välillä.

Jatkotutkimuksia voisi tehdä samana aiheen parissa kohdeyrityksessä, esim. jatkaen saman aiheen parissa taikka ottaen enemmän huomioon prosessioptimointia. Yleisempi jatkotutkimus voisi sisältää parhaiden käytäntöjen tutkimista useammasta kohdeyrityksestä.