Toiminnanohjausjärjestelmän valinta pienessä asiantuntijaorganisaatiossa
Hujala, Olli (2023)
Diplomityö
2023
School of Engineering Science, Tuotantotalous
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2023061354409
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2023061354409
Tiivistelmä
Tietojärjestelmien määrä kasvaa jatkuvasti ja oikean tietojärjestelmän valinta muuttuu samalla yhä haastavammaksi. Tietojärjestelmien sopivuus yrityksen prosesseihin vaikuttaa huomattavasti työn tehokkuuteen ja mielekkyyteen sekä yrityksen kilpailukykyyn. Diplomityön tavoitteena oli löytää kohdeyritykselle uusi, sen tarpeita vastaava, toiminnanohjausjärjestelmä.
Tavoitteeseen pyrittiin pääsemään selvittämällä ensin työn teoriaosuudessa, millaisia ratkaisuja on olemassa sekä miten tietojärjestelmän valintaprosessi ja vaatimusmäärittely kannattaa toteuttaa pk-yrityksissä. Teoriaosa toteutettiin kirjallisuuskatsauksena, jonka aineistona toimivat aihepiirin tutkimukset ja kirjallisuus. Empiirisessä osassa toteutettiin teorian pohjalta syntyneen käsityksen mukainen tietojärjestelmän valintaprosessi, johon kuului oleellisena osana vaatimusmäärittely. Tämän lisäksi tutkittiin, mitä muita vaihtoehtoja valmisohjelmiston valinnan rinnalla kohdeyrityksellä on. Empiirisen osan tutkimusmenetelminä käytettiin haastatteluita, työpajoja sekä havainnointia.
Kohdeyrityksen tietojärjestelmän valintaprosessia toteutettaessa huomattiin, että olemassa oleva teoria aiheesta tukee melko hyvin tutkimuksen aikana tehtyjä havaintoja sekä toteutettuja valintaprosessin vaiheita. Osa teoriasta kuitenkin keskittyy monimutkaisiin tietojärjestelmähankkeisiin ja -räätälöinteihin, joissa valintaprosessi ja vaatimusmäärittely ovat laajoja eivätkä sellaisenaan ole soveltuvia useimpien pk-yritysten tilanteisiin. Työssä toteutetun valintaprosessin avulla kohdeyrityksen tarpeita vastaava tietojärjestelmä löytyi ja valintaehdotus tehtiin työn lopuksi. Lisäksi työn aikana muodostettiin yhtenäinen tietojärjestelmän valintaprosessi, jota voidaan muissa pk-yrityksissä soveltaen seurata ja käyttää esimerkkinä. The number of information systems is constantly increasing, and choosing the right information system is becoming more and more challenging at the same time. The suitability of information systems for the company’s processes has a significant impact on the efficiency and pleasantness of the work, as well as on the company’s competitiveness. The objective of this master’s thesis was to find a new enterprise resource planning system for the target company that meets target company’s needs.
To achieve the objective, the theory part of the thesis first examined what kind of solutions exist and how the information system selection process and requirements engineering should be carried out in SMEs. The theoretical part was implemented as a literature review, by utilizing research and literature. In the empirical part of the thesis, an information system selection process based on the theory was implemented. It was also examined what other options the target company has in addition to the selection of off-the-shelf software. Interviews, workshops and observations were used as research methods for the empirical part.
When carrying out the selection process of the information system in target company, the theory was found to support the observations made during the process quite well. Occasionally, however, the theory focuses on complex information system projects, where the selection process and requirements engineering are extensive and as such not applicable to the situations of most SMEs. Based on the selection process implemented in the empirical part of the thesis, a suitable information system was found, and a selection proposal was made at the end of the thesis. In addition, a unified information system selection process that can be followed and used as an example in other SMEs was formed.
Tavoitteeseen pyrittiin pääsemään selvittämällä ensin työn teoriaosuudessa, millaisia ratkaisuja on olemassa sekä miten tietojärjestelmän valintaprosessi ja vaatimusmäärittely kannattaa toteuttaa pk-yrityksissä. Teoriaosa toteutettiin kirjallisuuskatsauksena, jonka aineistona toimivat aihepiirin tutkimukset ja kirjallisuus. Empiirisessä osassa toteutettiin teorian pohjalta syntyneen käsityksen mukainen tietojärjestelmän valintaprosessi, johon kuului oleellisena osana vaatimusmäärittely. Tämän lisäksi tutkittiin, mitä muita vaihtoehtoja valmisohjelmiston valinnan rinnalla kohdeyrityksellä on. Empiirisen osan tutkimusmenetelminä käytettiin haastatteluita, työpajoja sekä havainnointia.
Kohdeyrityksen tietojärjestelmän valintaprosessia toteutettaessa huomattiin, että olemassa oleva teoria aiheesta tukee melko hyvin tutkimuksen aikana tehtyjä havaintoja sekä toteutettuja valintaprosessin vaiheita. Osa teoriasta kuitenkin keskittyy monimutkaisiin tietojärjestelmähankkeisiin ja -räätälöinteihin, joissa valintaprosessi ja vaatimusmäärittely ovat laajoja eivätkä sellaisenaan ole soveltuvia useimpien pk-yritysten tilanteisiin. Työssä toteutetun valintaprosessin avulla kohdeyrityksen tarpeita vastaava tietojärjestelmä löytyi ja valintaehdotus tehtiin työn lopuksi. Lisäksi työn aikana muodostettiin yhtenäinen tietojärjestelmän valintaprosessi, jota voidaan muissa pk-yrityksissä soveltaen seurata ja käyttää esimerkkinä.
To achieve the objective, the theory part of the thesis first examined what kind of solutions exist and how the information system selection process and requirements engineering should be carried out in SMEs. The theoretical part was implemented as a literature review, by utilizing research and literature. In the empirical part of the thesis, an information system selection process based on the theory was implemented. It was also examined what other options the target company has in addition to the selection of off-the-shelf software. Interviews, workshops and observations were used as research methods for the empirical part.
When carrying out the selection process of the information system in target company, the theory was found to support the observations made during the process quite well. Occasionally, however, the theory focuses on complex information system projects, where the selection process and requirements engineering are extensive and as such not applicable to the situations of most SMEs. Based on the selection process implemented in the empirical part of the thesis, a suitable information system was found, and a selection proposal was made at the end of the thesis. In addition, a unified information system selection process that can be followed and used as an example in other SMEs was formed.