Ensuring spare part material availability by improving procurement data quality with automated reporting

Abstract

With the Industry 4.0 technologies taking over industries, the ways of conducting procurement and ensuring material availability is changing. Vast amounts of data are being produced and used daily, and organizations are becoming more reliant on the data to perform purchasing activities. Importance of keeping up the quality of data has increased, as the poor-quality data can incur problems for the organization’s operation, which can have long lasting impacts on the revenue and customer satisfaction. Value of the data is directly linked to its quality, and by increasing the quality, the value also increases. One of the main aspects of data quality is data availability, meaning how easily the data is accessible at any given time.

The case company has used material reporting to increase the spare part material data availability. This report was manually created to a spreadsheet, and it includes otherwise quite difficult to access data from the company’s systems. Goal of this study was to create a new RPA-powered report with visualizations, to enhance the usability of the report. The effect of this new report on the data quality and material availability was studied as a case study and data was collected by interviews with the company’s employees.

Results of this study indicate that the report has increased the data availability and it can be utilized for procurement data validation. As the data availability increases, employees have better access to reliable data which helps them to better focus action to materials that are suffering from low availability. By doing these actions, the overall spare-part material availability can be ensured.

Industry 4.0 mahdollistamien teknologioiden käytön lisääntyessä, yritysten materiaalien hankinta ja niiden saatavuuden varmistaminen muuttuvat. Yrityksissä tuotetaan ja käytetään suuria määriä dataa päivittäin ja myös materiaalien hankinta on entistä riippuvaisempi datasta. Datan laadun ylläpitämisen tärkeys on korostunut, koska huonolaatuinen data voi aiheuttaa ongelmia yrityksen toiminnalle, jolla voi olla pitkäaikaisia vaikutuksia liikevaihtoon ja asiakastyytyväisyyteen. Datan arvo on suoraan yhteydessä sen laatuun, joten parantamalla datan laatua myös sen arvo kasvaa. Yksi datan laadun tärkeimmistä näkökulmista on datan saavutettavuus.

Työn Case yritys on parantanut varaosamateriaalitietojen saavutettavuutta materiaaliraportoinnilla. Tämä raportti on luotu manuaalisesti laskentataulukkoon, ja se sisältää tietoja yrityksen järjestelmistä, jotka olisivat muuten työlästä löytää. Tämän työn tavoitteena oli luoda uusi RPA:ta hyödyntävä visualinen raportti parantamaan materiaalitietojen käytettävyyttä. Tämän uuden raportin vaikutusta datan laatuun ja materiaalien saatavuuteen tutkittiin tapaustutkimuksena, jossa empiirinen data kerättiin haastattelemalla yrityksen työntekijöitä.

Tämän tutkimuksen tulokset osoittavat, että raportti on lisännyt materiaalidatan saatavuutta ja että sitä voidaan hyödyntää hankintatietojen validoinnissa. Datan saatavuuden lisääntyessä työntekijöillä on parempi pääsy luotettavaan tietoon, mikä auttaa heitä keskittämään korjaavia toimenpiteitä materiaaleihin, joiden saatavuus on heikko. Näillä toimilla voidaan varmistaa ja parantaa varaosien saatavuutta.