Developing global system-based indirect purchasing in the case company

Abstract

The field of purchasing has gained significant attention as a strategic business function that plays a crucial role in managing stakeholders and achieving business success. Companies have recognized the importance of their purchasing department in improving financial and corporate performance. However, while direct purchasing has received more attention, indirect purchasing has been relatively overlooked. This study focuses on the operational indirect purchasing process. The objective is to identify areas for development in increasing system-based indirect purchasing. The research questions address the benefits and challenges of using the system, the risks in purchasing outside defined methods, the improvement of system features and performance measurement, and the management of change during implementation.

The research methodology employed is a qualitative case study approach, allowing for in-depth exploration and interpretation of the research topic. Interviews and analysis will provide insights into the current state and identify development areas for increasing system- based indirect purchasing in the case company globally.

The research findings highlight the challenges faced by system-based indirect purchasing, including limited comprehension of added benefits, company culture, limited spend visibility and delays in the receiving process. To address these challenges, recommendations include training efforts, analysis of service purchasing best practices, considering new policy implementation, showcasing benefits to stakeholders, and leveraging new system functionalities for streamlined processes.

Hankinta on saanut merkittävää huomiota strategisena liiketoimintafunktiona, jolla on keskeinen rooli sidosryhmien hallinnassa ja liiketoiminnan menestyksessä. Yritykset ovat tunnistaneet hankintaosastonsa tärkeyden taloudellisen ja yritystoiminnallisen suorituskyvyn parantamisessa. Suorahankinta on kuitenkin saanut isomman osan tästä huomiosta, jättäen epäsuoran hankinnan suhteellisen vähälle huomiolle. Tämä tutkimus keskittyy operatiivisen epäsuoran ostoprosessin tutkimiseen. Tavoitteena on tunnistaa kehityskohteita järjestelmäpohjaisen epäsuoran ostamisen lisäämiseksi. Tutkimuskysymykset käsittelevät järjestelmän käytön hyötyjä ja haasteita, riskiä järjestelmän ulkopuolella tapahtuvissa ostoissa, järjestelmän ominaisuuksien ja suorituskyvyn parantamista sekä muutoksen hallintaa käytön lisäämiseksi.

Tutkimuksessa käytettiin laadullista tapaustutkimusta, joka mahdollistaa syvällisen analyysin aiheen tutkimiseksi ja tulkinnaksi. Haastattelut ja niiden analyysi tarjoavat tarkempaa tietoa nykytilanteesta ja auttavat tunnistamaan kehityskohtia järjestelmäpohjaisen ostamisen lisäämiseksi tapausyrityksessä.

Tutkimustulokset korostavat järjestelmäpohjaisen epäsuoran ostamisen kohtaamia haasteita, mukaan lukien rajoitettua ymmärrystä sen tuomista hyödyistä, yrityskulttuuria, rajallista näkyvyyttä kulutukseen ja viivästyksiä vastaanottoprosessissa. Näiden haasteiden käsittelemiseksi suositellaan koulutustoimia, analyysiä palveluhankinnan parhaista käytännöistä, harkittavaksi uusia ohjeistuksia, hyötyjen esilletuomista sidosryhmille ja uusien järjestelmäominaisuuksien hyödyntämistä sujuvampien prosessien saavuttamiseksi.