Organisaation vastuunjakoa kuvaavan sovelluksen käyttöönoton tukeminen muutosjohtamisen keinoin

Abstract

Yritysten on hyvä ymmärtää varata resursseja vastuiden määrittelyyn ja roolien selkeyttämiseen, sillä näiden on todettu vaikuttavan henkilöstön motivaatioon ja tehokkuuteen. Esimerkkiratkaisut vastuiden ja roolien kuvaamistavoista helpottavat käytäntöjen soveltamista omaan organisaatioon. Mikäli vastuiden ja roolien kuvaaminen päätetään toteuttaa ICT-sovelluksen avulla, tulee yritysten huolehtia, että henkilöstö omaksuu kyseisen sovelluksen käytön. Tätä on mahdollista tukea muutosjohtamisen avulla.

Tämän työn tavoitteena oli tutkia organisaation vastuunjakoa kuvaavan sovelluksen käyttöönottoa muutosjohtamisen keinoja hyödyntäen. Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena lähinnä kvalitatiivisia tutkimusmenetelmiä käyttäen. Tutkimustyön tavoitteeseen päästiin keräämällä aineistoa kirjallisuuskatsausten, benchmarking-tutkimuksen, teemahaastatteluiden, kyselyiden sekä osallistuvan havainnoinnin avulla. Näihin pohjautuen toteutettiin vuoden kestänyt kehitysprojekti kohdeyrityksessä.

Tutkimustyön avulla koottiin tietoa siitä, mitä hyötyä on selkeistä vastuunjaoista ja rooleista. Tämä auttaa yritysten johtoa motivoitumaan näiden asioiden kuvaamiseen. Kun työssä oli selvitetty, miten vastuiden ja roolien kuvaaminen kannattaa toteuttaa, kokeiltiin opittua käytännössä. Vastuut ja roolit kuvattiin uuteen ICT-sovellukseen, jonka käyttöönottoa tuettiin hyväksi havaituin muutosjohtamisen keinoin. Sovelluksen käyttöönotto ja vastuiden ja roolien kuvaaminen vietiin läpi onnistuneesti ja sovelluksesta tuli osa organisaation päivittäisiä työkaluja. Tutkimustyön tuloksena syntynyt ja tämän kehitystyön myötä testattu muutosjohtamisen malli antaa tukea ICT-sovellusten käyttöönottoon myös tulevaisuudessa.

Companies should understand to allocate resources for defining responsibilities and clarifying roles, as these have been found to affect staff motivation and effectiveness. Examples of ways to describe responsibilities and roles make it easier to apply practices to your own organization. If there has been decided to describe responsibilities and roles with the help of an ICT application, companies must ensure that their personnel adopt the use of the application. This can be supported through change management.

The aim of this work was to study the implementation of an application describing the division of responsibilities in an organization using change management methods. The study was carried out as action research mainly using qualitative research methods. The goal of the research was achieved by collecting data through literature reviews, benchmarking, thematic interviews, surveys and participatory observation. Based on these, a year-long development project was carried out in the target company.

The research was used to gather information on the benefits of clear responsibilities and roles. This helps the management of companies to be motivated to describe these things. After figuring out how to describe responsibilities and roles, the lessons learned were tested in practice. Responsibilities and roles were described in a new ICT application, the implementation of which was supported by proven change management methods. The implementation of the application and the description of responsibilities and roles were successfully completed, and the application became part of the organization's daily tools. The change management model created as a result of research and tested through this development work will provide support for the implementation of ICT applications also in the future.