Business analytics in procurement management of greenfield investment project

Abstract

Greenfield investment projects are an important way for companies to grow existing and new businesses in new market areas. They are large projects with relatively high strategic significancy and risks, great number of stakeholders, and an uncertain and international external business environment. Availability of different business analytics tools has increased and there is growing interest in organizations on leveraging data for improved performance and success in their investment projects.

The objective of the thesis is to build a prototype of a reporting tool by understanding how business analytics can be used to support procurement management in greenfield investment projects. Design Science Research methodology is used for turning findings on procurement related success factors, current challenges, and ideas for leveraging business analytics from literature review and an interview study into reporting tool objectives. Prototype of a reporting tool is built with Power BI and data form the case project’s invitation to tender process collected from a documentation management platform.

Study findings suggest that procurement in greenfield investment projects is a special kind of knowledge intensive procurement discipline with focus on supporting the project’s overall objectives and procuring complex technical capital equipment while complying with project resource restrictions. Business analytics can offer increased visibility for better decision-making in selecting suppliers and controlling spend and processes that lag with better accessibility on project related data. Versatile internal and external project data on suppliers, markets and processes can be used to monitor procurement status near real time and as history data after projects for improved planning and knowledge transfer between projects. Data reporting on project work progress, costs, schedules, procurement milestones, and deviations as well as comparison of these values to planned values can support procurement management.

Greenfield -investointiprojektit ovat yrityksille tärkeä keino kasvattaa nykyisiä ja uusia liiketoimintojaan uusilla markkinoilla. Ne ovat merkittäviä projekteja, joilla on suhteellisen suuri strateginen merkitys ja riskit, paljon eri sidosryhmiä ja epävarma kansainvälinen liiketoimintaympäristö. Erilaisten liiketoiminta-analytiikkaratkaisujen saatavuus on kasvanut ja organisaatioiden kiinnostus niiden hyödyntämiseen parantaakseen investointiprojektien suorituskykyä ja menestystä on lisääntynyt.

Diplomityön tavoitteena on ymmärtää, miten liiketoiminta-analytiikkaa voidaan käyttää hankinnan johtamisessa greenfield -investointiprojekteissa. Design science -tutkimuksen avulla kirjallisuuskatsauksella ja haastattelututkimuksella kerättyjen hankinnan menestystekijöiden, nykyisten haasteiden ja liiketoiminta-analytiikan hyödyntämisideat muotoiltiin raportointityökalun tavoitteiksi. Case -organisaation dokumentinhallintajärjestelmän hankintakyselyprosessin datalle rakennettiin raportointityökalun prototyyppi Power BI -työkalulla.

Tutkimuksen tulokset ehdottavat, että greenfield -investointiprojektin hankinta on omanlaisensa tietointensiivinen hankinnan osa-alue, joka keskittyy projektin yleisten tavoitteiden saavuttamiseen ja teknisesti monimutkaisten laitteiden hankintaan toimien samalla projektin rajoitetuilla resursseilla. Liiketoiminta-analytiikka voi tarjota parempaa näkyvyyttä päätöksentekoon toimittajien valinnassa, ostojen ja myöhässä olevien prosessien hallinnassa parantamalla projektiin liittyvän datan saatavuutta. Monipuolista projekteihin liittyvää dataa voidaan käyttää hankinnan seurantaan reaaliajassa ja historiadatana projektin jälkeen projektien välisen tiedonvaihtoon. Datan raportointi projektityön edistymästä, kustannuksista, aikatauluista, hankinnan välitavoitteista ja poikkeamista, ja näiden vertaaminen suunniteltuihin arvoihin voi tukea hankinnan johtamista.