Streamlining supplier audits : the value of multipurpose audit checklists

Abstract

The aim of this thesis is to investigate the possible advantages of employing a multipurpose supplier audit checklist that could be utilised regardless of the nature of the audit itself. This study examines three different audit types: new supplier, control, and strategic audits. Furthermore, different evaluation aspects that should be assessed in the context of these three audit types are identified. In addition, a multipurpose audit checklist was developed for a Finnish middle-market company operating in the construction industry. This study was conducted using qualitative research methods. The data used in this study was gathered through observation, semi-structured interviews, and a group interview. The data was analysed through thematic analysis.

The findings of this study suggest that employing multipurpose audit checklists could facilitate the comparison of results across different types of audits and simplify the auditing process for less experienced auditors. In addition, the findings indicate that six evaluation areas should be assessed in a multipurpose audit checklist: Quality, Reliability, Equipment, Responsibility, Personnel and Communication. However, a seventh evaluation area, Finances and Costs, should be included when auditing new suppliers. Furthermore, the results indicate that the perceived importance of each identified evaluation category varies across the three audit types. As the possibilities offered by a multipurpose audit checklist have not been thoroughly studied in the past, this study offers valuable insight into this research field.

Tämän kandidaatintutkielman tarkoituksena on tutkia monikäyttöisen toimittaja-auditointilomakkeen tarjoamia mahdollisia hyötyjä. Monikäyttöisellä auditointilomakkeella tarkoitetaan toimittaja-auditointilomaketta, jota voi käyttää auditoinnin tukena auditoinnin luonteesta riippumatta. Tutkimuskysymyksiä tarkastellaan kolmen auditointityypin näkökulmasta: uuden toimittajan auditoinnin, seuranta-auditoinnin ja strategisen auditoinnin. Tutkielmassa pyritään myös tunnistamaan erilaisia arviointinäkökohtia, jotka tulisi huomioida toimittaja-arvioinneissa kunkin kolmen auditointityypin yhteydessä. Tutkielman yhteydessä eräälle suomalaiselle rakennusalalla toimivalle suuryritykselle kehitettiin monikäyttöinen toimittaja-auditointilomake. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisia tutkimusmenetelmiä hyödyntäen. Tutkimuksessa käytetty aineisto kerättiin havainnoimalla kohdeyrityksen toteuttamaa seuranta-auditointia ja haastattelemalla yrityksen sisäisiin sidosryhmiin kuuluvia henkilöitä. Kerättyä aineistoa analysoitiin teema-analyysin avulla.

Tutkimuksen tulokset osoittavat, että monikäyttöiset auditointilomakkeet saattaisivat sekä helpottaa erilaisten auditointien tulosten vertailua, että auttaa kokemattomia auditoijia. Tulokset osoittavat myös, että monikäyttöisessä auditointilomakkeessa tulisi arvioida toimittajan suoriutumista seuraavilla osa-alueilla: laatu, luotettavuus, laitteisto, vastuullisuus, henkilöstö ja viestintä. Uusien toimittajien auditoinnissa tulisi kuitenkin arvioida myös seitsemäs osa-alue: talous ja kustannukset. Tulokset osoittavat myös, että näiden osa-alueiden painoarvot vaihtelevat eri auditointityypeissä. Monikäyttöisen auditointilomakkeen tarjoamia mahdollisuuksia ei ole aikaisemmin arvioitu, joten tämä tutkimus tarjoaa arvokasta lisätietoa kyseiseltä tutkimusalalta.