Optimizing e-procurement in indirect procurement

Abstract

The aim of this thesis is to investigate how the application of e-procurement can be enchanted and optimized in an organization. The thesis is conducted in collaboration with a company, thus the thesis focuses on the optimization of e-procurement in the case company. Furthermore, the thesis aims to identify the gaps that currently exist in the e-procurement systems and to identify which areas of a case company’s indirect procurement can be improved to maximize the benefits of both e-procurement and its associated processes.

This research has been conducted as a qualitative case study and the data has been analyzed through qualitative content analysis. The data was collected through five semi structured interviews. Five of the interviewees work in indirect procurement and one as an enterprise architect in the case company.

The findings of the research show that factors in the technological and organizational contexts have the greatest impact on the effectiveness of e-procurement in indirect procurement. The data revealed that the most significant problems in case company’s indirect procurement were the lack of integration between systems, complex and non intuitive systems, a huge supplier base, insufficient business process design, and end-user behavior. The findings suggest that by developing and improving these areas, it is possible to improve the effectiveness of a case company’s e-procurement and consequently, optimize the benefits of e-systems.

Tämän kandidaatintutkielman tavoitteena on tutkia, miten sähköisen hankinnan soveltamista voidaan tehostaa ja optimoida organisaatiossa. Kandidaatintukielma on tehty yhteistyössä case yrityksen kanssa, joten työssä keskitytään case yrityksen sähköisen hankinnan optimointiin. Lisäksi pyritään tunnistamaan, mitä aukkoja sähköisissä hankintajärjestelmissä tällä hetkellä on ja tunnistamaan, mitä case yrityksen epäsuoran hankinnan alueita tehostamalla sähköisestä hankinnasta ja siihen liittyvistä prosesseista saadaan maksimaalinen hyöty irti.

Tämä tutkimus on toteutettu laadullisena tapaustutkimuksena ja aineisto on analysoitu hyödyntäen laadullista sisällönanalyysiä. Tutkimuksen aineisto on kerätty viiden puolistrukturoidun haastattelun avulla. Haastateltavista viisi työskentelee epäsuoraan hankintaan liittyvissä tehtävissä ja yksi yritysarkkitehtinä case yrityksessä.

Tutkimuksen löydökset osoittavat, että tekijät teknologian ja organisaation konteksteissa vaikuttavat eniten siihen, kuinka tehokkaasti sähköistä hankintaa pystytään soveltamaan epäsuorissa hankinnoissa. Datasta ilmeni, että kaikista suurimmat ongelmat case yrityksen epäsuorissa hankinnoissa olivat järjestelmien välisen integraation puute, vaikeakäyttöiset ja ei-intuitiiviset järjestelmät, valtava toimittajakanta, puutteellinen liiketoimintaprosessien suunnittelu sekä loppukäyttäjien käyttäytyminen. Tuloksista voidaan päätellä, että näitä alueita kehittämällä ja parantamalla pystytään tehostamaan case yrityksen sähköistä hankintaa epäsuorissa hankinnoissa ja näin, optimoida sähköisistä järjestelmistä saatava hyöty.