Development of information management in the project purchasing process : case company x

Abstract

Nowadays companies are seeking ways to battle against information overload through effective information management in which information is shared in the right form, using the correct tools and channels with the correct people in the time needed. Having a dynamic business environment such as a project business can bring uncertainties to the management of information. The purpose of this study was to understand how information is currently managed in the case company’s project purchasing process and what needs to be done to make the information management more efficient.

To gain a deeper understanding of project business, purchasing, and value stream mapping, literature was examined from different sources including research articles, practical guides as well and case company documentation. To gain detailed knowledge about the information flow in the project purchasing process, qualitative research in the form of an interview was conducted with the case company’s professionals participating in the project purchasing process. The interview consisted of predetermined questions still allowing participants to share their personal experiences. Those responses from interviews relating to the topic of the research were analysed using the coding method.

Analysed results were divided into three categories to answer the proposed research questions. A project purchasing process flowchart was conducted to illustrate the flow of information within the process. Value Stream Mapping (VSM) ideology was taken into use when findings from the research were introduced as non-value-adding information covering disruptions in the information flow and value-adding information covering suggestions for improving information flow in the project purchasing process.

Nykyään yritykset etsivät tapoja taistella informaatiokuormitusta vastaan tehokkaalla informaatiohallinnalla, jossa informaatiota jaetaan oikeassa muodossa, oikeita työkaluja ja kanavia käyttäen, oikeiden ihmisten kanssa tarvittavassa ajassa. Dynaaminen liiketoimintaympäristö, kuten projektiliiketoiminta voi tuoda omat epävarmuustekijänsä informaation hallintaan. Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli ymmärtää, miten informaatiota hallitaan tällä hetkellä kohdeyrityksen projektin ostoprosessissa ja mitä informaation hallinnan tehostamiseksi on tehtävä.

Projektiliiketoiminnan, hankinnan ja arvovirtakartoituksen ymmärtämiseksi syvällisemmin tutkittiin kirjallisuutta eri lähteistä, kuten tutkimusartikkeleista, käytännön oppaista sekä kohdeyrityksen omasta dokumentaatiosta. Yksityiskohtaisen tiedon saamiseksi, projektin ostoprosessin informaation kulusta tehtiin laadullinen tutkimus haastattelun muodossa kohdeyrityksen projektin ostoprosessiin osallistuvien ammattilaisten kanssa. Haastattelu koostui ennaltamääräystä kysymyksistä, silti antaen osallistujien jakaa omia kokemuksiaan. Tutkimusaiheeseen liittyviä haastattelujen vastauksia analysoitiin koodausmenetelmällä.

Analysoidut tulokset jaettiin kolmeen kategoriaan vastaamaan esitettyihin tutkimuskysymyksiin. Projektin ostoprosessin vuokaavio havainnollistaa informaation kulkua prosessin sisällä. Arvovirtauskartoitus ideologia otettiin käyttöön, kun tutkimuksen tulokset esiteltiin ei-arvoa lisäävänä informaationa, joka kattaa informaatiokulun häiriöt ja lisäarvoa tuottavana informaationa, joka kattaa ehdotuksia informaatiokulun parantamiseksi projektin ostoprosessissa.