Performance measuring and management in pharmaceutical industry

Abstract

Objective of this research is to develop performance measures and management in pharmaceutical industry. In an era of digitalisation, more data is becoming available for businesses to utilize. Analytics and Business Intelligence (BI) are introducing new technologies and tools for the better performance measures and management. Accurate data integrated metric improves organizational performance jointly with people and technology. Key Performance Indicators (KPIs) should be used against proper objectives, and built with standard process that includes documentation and validation. User should know the KPI data source and formula to understand the progress and changes in KPI results.

Interviews of eleven managers from the case company revealed that more unified and centralized approach in KPI and reporting should be implemented. This included objectives, KPIs and metrics would serve the organization and ownership of them is divided to cluster of teams. More KPIs should be added according to the needs and requirements of departments, and current ones improved. Many interviewees were using automated reports that improved data quality and guidance in decision making. Possibility of higher visibility regarding to viewing progress of other areas was received positive. Based on interviews and literature findings a KPI and reporting framework suggestion for the case company was made. Framework consisted of five modules: info screens, quality metrics, department KPIs, business unit dashboards, and organizational KPIs. Implementation of the framework would happen via BI system and Power BI tool which includes data flows, analyse, and visualisation in reports and dashboards.

Tämän tutkimuksen tavoitteena on kehittää suorituskyvyn mittareita ja –johtamista lääketeollisuuden saralla. Digitalisaatio on tuonut yrityksille yhä enemmän tietoa hyödynnettäväksi. Analytiikka ja liiketoimintatiedon hallinta auttavat uusien tekniikoiden ja työkalujen soveltamista suorituskyvyn mittaamisessa ja –johtamisessa. Tarkat dataan perustuvat mittarit kehittävät organisaation suorituskykyä yhdessä ihmisten ja teknologian kanssa. Keskeisiä suorituskykyindikaattoreita tulisi käyttää tavoitteita vastaan, ja ne tulisi rakentaa käyttäen yhdenmukaista prosessia. Käyttäjän olisi tunnettava mittarin tietolähde ja kaava, jotta hän ymmärtäisi paremmin indikaattorin edistymisen ja muutokset.

Case yrityksen yhdentoista managerin haastatteluissa kävi ilmi, että yhtenäisempi ja keskitetympi lähestymistapa mittatereiden ja raportoinnin kannalta olisi suotavaa. Tämä sisälsi tavoitteet ja suorituskykymittarit, jotka palvelisivat organisaatiota ja joiden omistajuus jaettaisiin tiimiryhmille. Osastojen tarpeiden ja edellytysten mukaan olisi lisättävä suorituskykyindikaattoreita ja parannettava nykyisiä. Monet haastatelluista käyttivät automatisoituja raportteja, jotka paransivat datan laatua ja päätöksenteon ohjausta. Myös mahdollisuus saada parempi näkyvyys muiden osastojen edistymisen tarkasteluun sai myönteisen vastaanoton. Haastattelujen ja kirjallisuuden perusteella yritykselle laadittiin ehdotus suorituskykymittariston ja raportoinnin viitekehyksestä. Viitekehys koostui viidestä moduulista: infonäytöt, laatumittarit, osastojen KPI:t, yksiköiden näkymät, ja organisaation KPI:t. Kehyksen implementointi tapahtuisi BI-järjestelmän ja Power BI -työkalun avulla, jotka sisältävät datan virtauksen, tiedon analysoinnin, ja raporttien ja näkymien visualisoinnin.