Identifying and improving internal processes of subcontracted work coordination in case company

Abstract

The importance of process management and managing suppliers and supplier networks is clear from the perspective of literature as is also described in the theoretical framework built for this research. This research aims to identify, assess, and improve case company’s internal supplier and supplier network managing through process identification, risk identification, assessment, and mitigation.

The process is first identified by using two distinct approaches to do so. First according to the internal documentation of the case company and second, from the perspective of the people working with the process to find out both how the process supposedly works and how it realizes.

After identifying the process’s current state, a variety of risk identification and risk assessment methods are applied to assess the current state and to build a basis for risk mitigation activities, that is also supported by the literature. Finally using the data collected as well as the theoretical framework, a new process is designed. The process is designed to include as many mitigative activities as feasible, so that the current state can be improved and developed as effectively and efficiently as possible. On top of the process design, new meeting tools, such as agendas and memos are introduced to boost the effect of the mitigation efforts.

Prosessien, sekä toimittajien ja toimittajaverkostojen hallinnan ja johtamisen tärkeys on hyvin selkeästi nähtävillä kirjallisuudesta, kuten myös tälle tutkimukselle kirjallisuuden pohjalta rakennetussa teoreettisessa viitekehyksessä. Tämä tutkimus pyrkii tunnistamaan, arvioimaan ja kehittämään case-yrityksen sisäisen alihankinnan toimittajien ja toimittajaverkostojen hallintaa prosessien ja riskien tunnistamisen ja arvioinnin ja kehitystyön kautta.

Ensimmäiseksi tunnistettiin prosessi käyttäen kahta erillistä käytäntöä. Ensin prosessi kuvattiin yrityksen sisäisen dokumentaation avulla ja toisena prosessin parissa työskentelevien ihmisten näkökulmien perusteella. Näihin pohjaten pystyttiin kuvaamaan se, miten prosessin tulisi toimi ohjeistuksen valossa ja miten se oikeasti toimii tekijöiden silmin.

Kun prosessin nykytila oli tunnistettu, sille toteutettiin riskien tunnistaminen ja arviointi käyttäen erilaisia metodeja, jotta voitiin tunnistaa prosessissa vaikuttavat riskit ja tehdä riskien vähentämiseksi ja välttämiseksi toimintasuunnitelma. Lopulta kerättyä dataa ja kirjallisuutta käyttäen suunniteltiin uusi prosessi. Prosessin suunnittelussa pyrittiin ottamaan huomioon yrityksen ohjeistus ja sisällyttämään siihen mahdollisimman monia riskejä vähentäviä tekijöitä, jotta prosessista saataisiin mahdollisimman tehokas ja toimiva nykytilaan nähden. Prosessin suunnittelun lisäksi yritykselle tuotiin käyttöön erilaisia työkaluja, kuten palaverikäytäntöjä ja pöytäkirjoja, riskien hallitsemisen helpottamiseksi.