Measuring and improving supplier delivery reliability

Abstract

Supplier performance and supplier delivery reliability have a direct impact on a buying company’s own performance and operations. That is why it important for a buying company to measure and follow the performance of their suppliers.

The aim of this thesis was to measure the case company’s suppliers’ delivery reliability and to find suggestions for improvement. This thesis was conducted as a quantitative case study for a case company that is a spare parts distribution center of a company which manufactures forest equipment. The data used in this thesis was secondary data from the case company’s enterprise resource planning system from a 12-month period from July 2022 to June 2023.

The results of the study showed that during the 12-month period the delivery reliability rate fluctuated between 52,08 % and 68,98 %, averaging at 64,14 %. The monthly quantity of received deliveries varied significantly but no noticeable correlation could be seen between the number of deliveries and the delivery reliability rate. The overall rate was more affected by late deliveries than early ones, but the share of early deliveries was also significant.

Different improvement suggestions for supplier delivery reliability were presented for the case company based on relevant literature. These included different supplier development efforts, regular supplier evaluations and feedback, decreasing manual work in purchasing to minimize potential human errors that could affect delivery reliability and save time to focus on supplier relationships. Before starting any concrete actions, it was suggested that the case company should first work on identifying the causes behind poor performance. Secondly it was suggested that due to the large number of suppliers they should identify which suppliers they should focus on with improvement efforts using supplier categorization.

Toimittajien suorituskyvyllä ja toimitusvarmuudella on suora vaikutus ostajaorganisaatioiden omaan suorituskykyyn ja toimintaan. Sen vuoksi toimittajien on tärkeää mitata ja seurata toimittajiensa suorituskykyä.

Tämän Pro Gradu-tutkielman tavoitteena oli mitata kohdeyrityksen tavarantoimittajien toimitusvarmuutta ja löytää ehdotuksia toimitusvarmuuden parantamiseen. Tutkimus suoritettiin määrällisenä tapaustutkimuksena, jonka kohdeyrityksenä oli metsäkoneita valmistavan yrityksen varaosien jakelukeskus. Tutkimuksen aineistona käytettiin valmista dataa liittyen kohdeyritykseen saapuneisiin tavarantoimituksiin kohdeyrityksen toiminnanohjausjärjestelmästä 12 kuukauden ajalta heinäkuusta 2022 kesäkuuhun 2023.

12 kuukauden tarkastelujakson toimittajien toimitusvarmuus vaihteli 52,08 %:n ja 68,98:n välillä ja tarkastelujakson keskiarvo oli 64,14 %. Toimitusten määrä vaihteli huomattavasti, mutta sillä ei näyttänyt olevan yhteyttä toimitusvarmuuteen. Myöhässä toimitetut tilaukset vaikuttivat kokonaisarvoon enemmän kuin liian aikaisin toimitetut, mutta myös liian aikaisin toimitettujen osuus oli merkittävä.

Kohdeyritykselle esitettiin aiheeseen liittyvään kirjallisuuteen perustuvia parannusehdotuksia. Niihin kuuluivat erilaiset toimittajakehitystoimet, toimittajien säännöllinen arviointi ja palautteenanto, manuaalisen työn vähentäminen hankinnassa inhimillisten virheiden vähentämiseksi ja ajan säästämiseksi toimittajasuhteisiin keskittymistä varten. Ennen konkreettisiin toimenpiteisiin ryhtymistä kohdeyrityksen tulisi kuitenkin pyrkiä löytämään syitä huonon suorituskyvyn taustalla. Toimittajien suuren määrän vuoksi heidän tulisi myös tunnistaa mihin toimittajiin heidän pitäisi parannustoimenpiteissä keskittyä luokittelemalla toimittajat.