Tiedolla johtaminen rautatiealan henkilöstösuunnittelutyössä

Abstract

Muun muassa koronapandemia ja sähkön hinnannousu ovat viime vuosina kohdanneet rautatiealan henkilömatkustamisen palveluja tuottavia toimijoita, mikä on vaikuttanut liiketoiminnan kannattavuuteen. Samaan aikaan modernissa tieto- ja palveluyhteiskunnassa erityisesti tiedon merkitys on korostunut tarkasteltaessa organisaatioiden kykyä menestyä liiketoiminnassa, mikä on johtanut tiedolla johtamisen syntyyn. Tiedolla johtamisessa liiketoimintaa johdetaan datasta rikastetun tiedon avulla, jolloin päätökset ja niistä seuraavat toimenpiteet pystytään perustamaan faktatietoihin ja kannattavuutta mahdollisesti parantamaan.

Tämän tutkimustyön tavoitteena oli tutkimustiedon avulla lisätä ymmärrystä siitä, miten kohdeorganisaation raportointi nykytilassaan toimii henkilöstösuunnittelutyön tiedolla johtamisen tukivälineenä. Lisäksi tutkimuksessa oli tarkoituksena kartoittaa siihen liittyvät tämänhetkiset haasteet sekä muutosta tarvitsevat tekijät, joilla voidaan vaikuttaa raportoinnin sekä tiedolla johtamisen käytännön toteutuksiin suunnittelutyön tukena huomioiden kohdeorganisaation henkilöstösuunnittelutyöhön liittyvät mahdolliset erityispiirteet.

Tämän työn tutkimusstrategiana on käytetty laadullista tapaustutkimusta. Tutkimus on jaettu kahteen osaan, kirjallisuuskatsaus ja empiirinen osa. Kirjallisuuskatsauksessa käsitellään rautatiealan henkilöstösuunnittelutyötä, tiedolla johtamista ylhäältä alaspäin -periaatteen mukaisesti syventyen aihetta koskeviin näkökulmiin sekä raportointia. Esiteltävien teorioiden avulla luodaan tarvittava ymmärrys tutkimusaihetta koskevista aiemmassa tutkimustiedossa havaituista empiirisistä säännönmukaisuuksista työn jälkimmäisessä osassa toteutettavalle empiiriselle tutkimukselle. Empiirisessä osassa käytettävän tutkimusaineiston keräämiseksi kohdeorganisaatiossa on pidetty tutkimusaihetta koskevat teemahaastattelut.

Tutkimustulosten perusteella henkilöstösuunnittelutyön tehtävien ja vastuiden jakautuminen koetaan pääpiirteittäin toimivaksi nykyisellään. Nykyiset toimintatavat aiheuttavat kuitenkin tiedon siiloutumista tiimeihin. Raportoinnin hyödyntämisen osalta henkilöstösuunnittelutyön tiettyihin tehtäviin liittyvä aikasidonnaisuus havaitaan merkittävimmäksi tiedolla johtamista hankaloittavaksi tekijäksi. Raportointia ja siihen liittyviä toimintamalleja tulisikin jatkossa kehittää vahvemmin yhteistyöhön perustuen tiedolla johtamisen edistämiseksi. Tärkeimmäksi jatkotutkimusaiheeksi havaittiin laajentaa tutkimus myös muille henkilöstömatkustamisen palveluja tuottaville aloille vertailutiedon saamiseksi.

In the modern information and service society, the importance of knowledge is emphasized when examining the ability of organizations to succeed in business, which has led to the emergence of management with knowledge. In knowledge-based management, business is led with the help of data-enriched information, and thus decisions and actions can be based on knowledge, and profitability and efficiency of the business can possibly be improved.

The aim of this research work was to use research data to increase the understanding of how the reporting of the organization in its current state works as a means of managing with the knowledge in personnel planning work. Also, the purpose of the study was to map the related current challenges and the need for changes, which can influence the practical implementation of reporting and management with knowledge as a support for the planning work, considering the possible specialties related to the personnel planning work of the target organization.

A qualitative case study has been used as the research strategy of this work. The study is divided into two parts. First, in the form of a literature review, personnel planning work in the railway industry is discussed, then in accordance with the top-down principle of managing with knowledge, delving into the perspectives on the subject, and finally, reporting. With the help of the presented theories, the necessary understanding of the empirical regularities observed in the previous research data concerning the research topic is created for the empirical research carried out in the latter part of the work. To collect the research material to be used in the empirical part, theme interviews were held in the target organization.

Based on the research results, the distribution of the tasks and responsibilities of the personnel planning work is generally considered to be functional as it is now. However, the current operating methods cause siloing of information in teams. Regarding the utilization of reporting, the time commitment related to certain tasks of personnel planning work is found to be the most significant factor that complicates management with knowledge. In the future, reporting and related operating models should be developed more strongly based on cooperation to promote management with knowledge. The most important topic for further research was to expand the research also to other sectors producing personnel travel services to obtain comparative information.