Digitaalisten hankintatyökalujen vaikutus julkisessa hankinnassa

Abstract

Julkinen hankinta on merkittävä osa taloudellista toimintaa suomalaisessa yhteiskunnassa. Sillä on asemansa takia paljon sidosryhmiä, mikä tekee toiminnan tehostamisen tarkastelusta tärkeää. Digitalisaation vaikutukset ovat muuttaneet eri organisaatioiden toimintaympäristöä, mikä näkyy esimerkiksi hankintaprosessin eri osa-alueissa. Nämä vaikutukset syntyvät digitaalisten hankintatyökalujen käyttöönotosta, joita hyödyntävät yksityisen sektorin lisäksi julkinen sektori.

Tämä kandidaatintutkielma pyrkii luomaan ymmärryksen julkisista hankinnoista, hankintaprosessista ja digitaalisista hankintaratkaisuista. Teoriaosuudessa on hyödynnetty aiheeseen liittyvää kirjallisuutta, tieteellisiä artikkeleita ja julkisen hallinnon julkaisemia dokumentteja. Työn tarkoituksena on aiheen ymmärryksen lisäksi selvittää digitaalisten hankintatyökalujen koettua vaikutusta julkisessa hankintayksikössä empiirisessä osuudessa ja johtopäätöksissä. Näissä osuuksissa käytettiin laadullisia tutkimusmenetelmiä ja aineisto muodostettiin puolistrukturoidulla haastattelulla julkisen hankintayksikön edustajan kanssa.

Tutkimuksen tulokset osoittavat, että digitaalisten hankintatyökalujen käyttöönotto mielletään pääosin positiiviseksi. Sähköiset hankintaratkaisut ovat lyhentäneet hankintaprosessin eri vaiheita ja saaneet kustannussäästöjä toimintaan. Myös tiedonkulkua on tehostettu ja se on vähentänyt hankintaprosessissa tapahtuvia virheitä. Haasteita on synnyttänyt järjestelmien yhteensovittaminen sähköiseen infrastruktuuriin. Tiedonkulun kehittymisestä huolimatta, tiedonpurkua on ollut haastavaa yhdenmukaistaa eri järjestelmien välille. Päähuomio aikaisempaan tutkimukseen verrattuna on kilpailun jääminen vähäiseksi, vaikka sen on nähty lisääntyvän digitaalisten ratkaisujen myötä aikaisemmassa tutkimuksessa.

Public procurement is a significant part of economic activity in Finnish society. Due to its position, it has numerous stakeholders, making examining operational efficiency important. The impacts of digitalization have changed the operating environment of different organizations, which can be seen in different aspects of the procurement process. These effects arise from adopting digital procurement tools, utilized not only by the private sector but also by the public sector.

This bachelor's thesis aims to provide an understanding of public procurement, the procurement process, and digital procurement solutions. In the theoretical part, relevant literature, scientific articles, and documents published by the public administration have been utilized. The purpose of this study, in addition to understanding the topic, is to examine the perceived impact of digital procurement tools in a public procurement unit in the empirical section and conclusions. Qualitative research methods were used in these sections, and the data was gathered through a semi-structured interview with a representative from the public procurement unit.

The results of the study indicate that the adoption of digital procurement tools is mostly perceived as positive. Electronic procurement solutions have shortened different stages of the procurement process and resulted in operational cost savings. The flow of information has also improved, reducing errors in the procurement process. Challenges have arisen from integrating systems into the electronic infrastructure. Even though information flow has improved, standardizing data between different systems has been challenging. The main focus, compared to previous research, is on the limited increase in competition, even though it has been observed to increase with the introduction of digital solutions in earlier studies.