Toiminnanohjausjärjestelmän valinta PK-yrityksessä

Abstract

Yritysten toimintaympäristö muuttuu aina vain nopeampaan tahtiin. Reaaliaikainen informaatio ja nopea reagointikyky ovat yritysten kilpailuvaltteja. Nykyaikaiset järjestelmät ja ohjelmistot pystyvät tuottamaan raportteja ja analyyseja päätöksenteon tueksi. Järjestelmät eivät enää koske vain ja ainoastaan isoja yrityksiä, vaan pienten- ja keskisuurten yritysten kilpailukyvyssä korostuvat erilaisten järjestelmien ja digitalisaation hyödyntäminen.

Diplomityöni tavoitteena oli löytää PK-kokoiselle kohdeyritykselle sopiva järjestelmä tukemaan yrityksen tulevaisuuden strategisia tavoitteita. Uuden, valittavan järjestelmän tarkoituksena on luoda myyntilaskujen avulla tietoa kohdeyrityksen käyttöön. Olennaisena osana valintaa on yrityksen nykytilan määrittäminen, yrityksen tavoitteiden määrittäminen, tarpeiden tunnistaminen, tarpeiden muokkaaminen vaatimuksiksi ja niiden priorisointi. Näiden vaiheiden jälkeen suoritettiin markkinakatsaus, jolloin tutustuttiin markkinoilla oleviin, mahdollisesti yritykselle sopiviin toimittajiin ja heidän tarjoamiin järjestelmiinsä. Viisi eri järjestelmää valittiin lisätutkimuksen kohteiksi ja kaikkia järjestelmiä käytettiin toimittajan tarjoamassa demoympäristössä. Järjestelmiä vertailtiin toisiinsa pisteytyksen avulla, priorisointi huomioiden. Vertailussa huomioitiin myös järjestelmän kustannus, sanalliset arviot ja kohdeyrityksen edustajien käyttäjäkokemukset demoympäristöissä. Diplomityöni on kehitystutkimus ja tutkimusmenetelminä käytettiin muun muassa havainnointeja ja teemahaastatteluita, joiden avulla kerättiin laaja-alaisesti tietoa kohdeyrityksestä, toimintaympäristöstä ja nykytilanteesta.

Diplomityön tuloksena kohdeyritykselle valittiin vertailuun perustuen uusi järjestelmä ja siihen sisältyvät moduulit. Valinta tukee kohdeyrityksen strategisia tavoitteita tuottamalla informatiivisia raportteja myynnin- ja ostojen tapahtumista.

The business environment is changing at ever faster pace. Real-time information and responsiveness are competitive assets for companies. Modern systems and software can provide reports and analysis to support decision-making. The systems no longer apply only to large companies. The competitiveness of small and medium sized enterprises is driven by using different systems and digitalization.

The aim of my thesis was to find a suitable system for an SME-sized company. Target was to find system to support the company’s future strategic goals. As essential part of the selection process is to determine the current state of the company, define targets of the company, identify the needs, translate the needs into requirements and prioritize those. After these steps market review was done to identify potential suppliers and systems on the market. Five different systems were selected for further investigation and all systems were used in a demo environment provided by the supplier. The systems were compared with each other using a score system and prioritization. The comparison considered the cost of the system and verbal evaluations. My thesis is a development study. Observations and thematic interviews were used as research methods to collect information about the company, the operating environment, and the current situation.

As a result of the thesis, a new system and its modules were selected for the company based on a comparative analysis. The selection supports the strategic objectives of the target company by providing informative reports on sales and purchase transactions.