Projektitoiminnan yhdistäminen osaksi IT-palvelutuotantoa

Abstract

Yritykset toimivat tyypillisesti projektijohtamismenetelmien avulla, kun luodaan jotain uutta, ainutlaatuista tai työtä tehdään mahdollisesti ensimmäistä kertaa. Standardoituja projektijohtamismenetelmiä ei kuitenkaan käytetä niin laajasti, kuin voisi olettaa. Usein käy myös niin, ettei projektit valmistu tavoiteaikataulun puitteissa. Myös tämän tutkimuksen yrityksellä on haasteita sovittaa projektien tarvitsemat tehtävät kalenteriin siten, että projektit valmistuisivat aikataulussa. Yrityksen on ensisijaisesti turvattava tarjoamiensa IT-palveluiden tavoitettavuus, joten projektityöt on myös haastava saada tehtyä käytettävissä olevilla resursseilla. Tutkimuksen tavoite on saada vähennettyä projektitoimitusten läpimenoaikojen viiveitä.

Diplomityön avulla tutkitaan, onko yrityksen projektitoiminta määrämuotoista vai olisiko siinä vielä kehitettävää. Lisäksi tutkimuksessa syvennytään organisoitumiseen yleisellä tasolla sekä hajautetun ja keskitetyn mallien potentiaalisempaan hyödyntämiseen. Empiirinen tutkimus kohdistuu yrityksen viimevuosien projektien tuntiraportteihin ja asiaa työstettiin yrityksessä yhteisten työpajojen avulla.

Diplomityön avulla muodostetaan iso poikkitoiminnallinen tiimi, joka keskittyy projektityön tekemiseen. Tiimiin on kerätty työvaiheet, joita projekteissa tyypillisesti tarvitaan, mutta tästä huolimatta riittävä työkuormitus on varmistettu siten, ettei projektien suvantovaiheissakaan tiimi ole toimeton. Lisäksi hajautettua organisaatiota kehitetään ydinroolin avulla, jolla turvataan ryhmien välinen sekä projektin ja ryhmän sisäinen kommunikointi. Tehtävänantoa ja seurantaa tehostetaan ryhmäkohtaisten tehtävälistojen avulla. Projektin lopuksi tapahtuvaa arviointivaihetta ehdotetaan tehtäväksi kahdessa vaiheessa, jotta lopputulos valmistuisi aikaisemmin. Diplomityön avulla osoitetaan useita läpimenoaikojen viiveitä korjaavia toimenpiteitä, joiden avulla yritys voi siirtyä pilotointiin ja lopulta muuttaa pysyvästi toimintatapojaan.

When companies are creating something new, unique, or possibly for the first time, they typically operate with project management methods. However, standardized project management methods are not used as widely as we could assume. Often, projects also fail to meet their target deadlines. The research company faces challenges in scheduling the tasks needed for projects in a way that projects are completed on time. The company's primary concern is to ensure the availability of the IT services it offers, so project work is also challenging to accomplish with available resources. The aim of the research is to reduce delays in project delivery times.

This thesis investigates whether the company's project operations are formalized or if there is still room for improvement. Additionally, the study delves into organization on a general level and the potential utilization of decentralized and centralized organization models. The empirical research focuses on the company's projects hourly reports from recent years. Re-search was complemented by joint workshops within the company.

The thesis forms a large cross-functional team dedicated to project work. The team has gathered the phases of work typically needed in projects, yet sufficient workload has been ensured so that the team is not idle even during project initiation phases. Furthermore, decentralized organization is developed through a core role to ensure communication between groups and between the project and inside the team. Task assignment and tracking are enhanced through group-specific task lists. The evaluation phase at the end of the project is proposed to be done in two phases to enable final phase completion in planned schedule. The thesis proposes several corrective measures to address delays in project throughput, enabling the company to move to a pilot phase and permanently change its operating procedures.