The implementation of a reporting process for carbon border adjustment mechanism (CBAM)

Abstract

Carbon border adjustment mechanism (CBAM) is a new EU regulation that aims at reducing carbon leakage from the EU. The regulation entered into force in October 2023 and began with a transitional period, which requires the importers to report the embedded emissions of their imported CBAM goods quarterly to the European Commission. After the transitional period in 2026, the definitive regime will enter into force, and the companies are required to surround CBAM certificates corresponding to the amount of emissions embedded in their imports. The regulation was introduced and entered into force on a fast schedule and requires actions from companies to which they are not prepared for. This study aims at implementing an optimal CBAM reporting process for the case company Valmet, by whom the research is commissioned. The research uses internal and external benchmarking to seek answers to what are the current issues with CBAM reporting, and how can they be addressed. Moreover, the thesis answers to what are the main principles guiding the implementation and optimisation of CBAM reporting.

The main challenges were related to the import data collection and engaging suppliers to provide emission data. One key finding from the benchmarking was that to improve import data collection, the storing of customs declaration data needs to be improved and the used methods for storing unified between business lines. In addition, the roles and responsibilities need to be defined so that ownership is defined for each process and a core team needs to be established to improve supplier communication. The suppliers must be provided with assistance to emission calculations and the emission data collection must be centralised. The guiding principles in the implementation of a reporting process were established to be centralised and resource efficient processes, as well as optimised data collection processes.

Hiilirajamekanismi (CBAM) on EU:n uusi asetus, joka pyrkii vähentämään hiilivuotoa EU:sta. Asetus astui voimaan lokakuussa 2023 siirtymäajalla ja vaatii maahantuojia raportoimaan maahantuotuihin tuotteisiin sitoutuneet päästöt EU:n komissiolle vuosineljänneksittäin. Siirtymäajan jälkeen, alkaen vuodesta 2026, asetuksen lopullinen järjestelmä astuu voimaan. Lopullisessa järjestelmässä yrityksiä vaaditaan vuosittain hankkimaan tuotuihin tuotteisiin sitoutuneita päästöjä vastaava määrä maksullisia CBAM-todistuksia. Asetus esiteltiin ja asetettiin voimaan nopealla aikataululla, sekä vaatii yrityksiltä toimenpiteitä, joihin niillä ei ennestään ole valmiuksia. Tämän työn tavoitteena on luoda optimoitu CBAM-raportointiprosessi tapaustutkimuksena Valmetille, jonka toimeksiannosta työ suoritetaan. Työn tutkimusmetodeina käytetään sisäistä ja ulkoista vertaisanalyysia, jotta ymmärretään raportoinnin nykyiset haasteet, sekä löydetään niihin parhaiten sopivat ratkaisut. Lisäksi tutkimuksessa pyritään tunnistamaan pääperiaatteet, jotka ohjaavat raportointiprosessin luomista ja optimointia.

Suurimmiksi ongelmiksi tunnistettiin tuontidatan kerääminen ja toimittajien sitouttaminen päästödatan toimittamiseen. Vertaisanalyysin tuloksena havaittiin, että tuontidatan keräämisen parantamiseksi tullauspäätöksistä saatavaa dataa on alettava tallentamaan tehokkaammin ja yhdenmukaisemmin yritysten ja tytäryhtiöiden sisällä. Lisäksi raportoinnin roolit ja vastuut tulee jakaa niin, että jokaiselle prosessille on määritetty omistajuus. Raportoinnille tulee myös määrittää ydintiimi vastaamaan raportoinnin sujuvuudesta sekä toimittajien sitouttamisen ja koko raportointiprosessin kehittämisestä. Toimittajille tulee pystyä tarjoamaan ohjeistusta päästölaskentaan ja päästödatan kerääminen tulee keskittää. Ohjaaviksi pääperiaatteiksi raportointiprosessin luomiselle todettiin keskitetyt ja resurssitehokkaat raportointiprosessit, sekä optimoidut datankeruuprosessit.