Budjetointiprosessin analysointi ja kehittäminen monikansallisessa matriisiorganisaatiossa

Abstract

Toimintaympäristön muutokset ovat leimanneet 2000-luvun liiketoimintaa ja erityisesti 2020-luvulla muutokset ovat olleet nopeita ja merkittäviä, jonka takia toimintaa tulee sunnitella vahvemmin ja joustavammin mukautumalla muuttuneeseen toimintaympäristöön. Erilaiset rakenteet vaikuttavat organisaatioiden suunnitteluun, jonka ytimessä on budjetointi, joka suunnittelun lisäksi auttaa yrityksiä valvomaan ja arvioimaan toimintaansa.

Tässä tutkimuksessa käsitellään budjetointiprosessia matriisiorganisaatiossa, selvitetään sen nykytila ja esitetään kehitysehdotuksia budjetointiprosessiin. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää matriisiorganisataion vaikutuksia budjetointiprosessiin sekä kuinka budjetointiprosessia pystytään tehostamaan. Lisäksi selvitettiin tiedon merkitystä budjetointiprosessissa.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, joka koostuu teoreettisestä sekä empiirisestä osasta. Teoreettisessä osassa, eli kirjallisuuskatsauksessa tutkitaan matriisiorganisaation rakennetta, eri liiketoimintojen vaikutusta toimintaan, perinteistä ja rullaavaa budjetointia sekä tiedon merkitystä budjetoinnissa. Empiirisessä osassa tutkitaan kohdeyrityksen nykyistä budjetointiprosessia sekä sen kehittämistä lyhyellä ja pitkällä aikavälillä. Empiriaosuuden aineisto kerättiin pääosin teemahaastattelujen avulla kohdeorganisaation budjetointiin osallistuvilta.

Tutkimuksen tuloksena todettiin, että kohdeorganisaation budjetointimalli hyödyntää perinteisen budjetoinnin periaatteita ja se luodaan yhdelle kalenterivuodelle kerrallaan. Kohdeorganisaation organisaatiorakenne on matriisimallinen, jonka koettiin vaikuttavan budjetoinnin tarkkuustasoon sekä eri organisaatiosuunnista tulevien muutosten toteuttamiseen. Budjetointiprosessin haasteiksi havaittiin budjetin aikataulu, tarkkuustaso, ohjauksen puute, henkilöriippuvuus sekä seurannan puuttuminen. Budjetointiprosessia voidaan kehittää lisäämäällä prosessiin tiedonhallinnan tueksi tietovarasto sekä tiedolla johtamisen periaatteita, jolloin arvailu vähentyy budjetoinnissa. Lisäksi prosessia voidaan kehittää tiivistämällä nykyisiä vaiheita, poistamalla päällekkäisiä toimintoja sekä lisäämällä ohjausta. Pitkällä aikavälillä tulisi selvittää tarkemmin uuden budjetointijärjestelmän vaatimuksia sekä kohdeyrityksen konsernin valmiutta rullaavaan budjetointiin.

Business in the 21st century is characterized by changes in the operating environment, and particularly in the 2020s, these changes have been rapid and significant, requiring a stronger and more flexible approach to adapting to the changing environment. Different structures affect organizational planning, with budgeting at the heart of this process, helping organizations to plan, monitor and evaluate their activities.

This study discusses the budgeting process in a matrix organization, examines its current state and proposes improvements to. The aim of the study was to identify the impact of a matrix organization on the budgeting process and how to improve the efficiency of the process. The role of knowledge in the budgeting process was also explored.

The study was conducted as a qualitative case study consisting of a theoretical and an empirical part. In the literature review, the structure of a matrix organization, the impact of different business functions on operations, traditional and rolling budgeting and the role of information in budgeting are examined. The empirical part examines the current budgeting process in the target company and its development in the short and long term. The data for the empirical part was mainly collected through thematic interviews with participants in the budgeting process of the target organization.

As a result of the study, it was found that the target organization’s budgeting model uses the principles of traditional budgeting and is prepared for one calendar year at a time. The organizational structure of the target organization is matrix-like, which was found to affect the level of detail of budgeting and the implementation of change from different organizational strands. The challenges identified in the budgeting process were the schedule of the budget, the level of detail, the lack of steering, the reliance on people and the lack of monitoring. The budgeting process can be improved by adding a data warehouse to support data management and the principles of knowledge management to the process to reduce the guesswork in budgeting. The process can also be improved by streamlining existing steps, eliminating duplication, and increasing guidance. In the longer term, the requirements of the new budgeting system and the readiness of the target group for rolling budgeting should be further explored.