Developing monthly reporting in Power BI through the utilization of KPIs to support management decision-making

Abstract

Performance measurement and reporting are essential to a company's operations, providing valuable information to support management decision-making. Performance measurement monitors the achievement of objectives and the effectiveness of operations while reporting communicates this data to management in an understandable format. Especially today, due to the unlimited data availability, the design and implementation of reporting are becoming increasingly important. Efficient reporting allows data to be summarized into clear entities while considering business needs and objectives.

This thesis was commissioned by a case company to analyse its monthly KPIs reporting process and explore opportunities for improvement. The study used a qualitative research method, where the research data was collected through interviews with the management and the finance department. Moreover, old reporting tools and archive data were used as research material to create a Power BI dashboard proposal for reporting and monitoring KPIs.

The results of the study show that the development of monthly reporting requires streamlining the reporting process. This comprises standardized reporting practices, clarification of process responsibilities, and increased automation. Reporting should be informative and sufficiently compact, indicating the key focus areas for the company's activities. In addition, careful report design and selection of KPIs for different levels of the organization are crucial. The report should allow for a drill down from the top levels of information to the lower levels. Furthermore, the report must contain historical data, while contributing to future forecasting. Ideally, the report supports management decision-making by being consistent, clear, simple, and appropriately visual.

Suorituskyvyn mittaaminen ja raportointi ovat keskeinen osa yrityksen liiketoimintaa, sillä ne tarjoavat arvokasta tietoa johdon päätöksenteon tueksi. Suorituskyvyn mittauksen avulla seurataan tavoitteiden saavuttamista ja toiminnan tehokkuutta, jotka voidaan raportoinnin avulla viestiä johdolle ymmärrettävässä muodossa. Erityisesti nykypäivänä datan rajattoman saatavuuden vuoksi, raportoinnin suunnittelulla ja toteutuksella on entistä korostuneempi merkitys. Tehokkaan raportoinnin avulla dataa voidaan tiivistää selkeiksi kokonaisuuksiksi, ottaen samalla huomioon liiketoiminnan tarpeet sekä tavoitteet.

Tämä tutkielma toteutettiin toimeksiantona case-yritykselle, jossa analysoitiin heidän kuukausittaista KPI-mittareiden raportointiprosessia sekä sen kehitysmahdollisuuksia. Tutkimuksessa hyödynnettiin laadullista tutkimusmenetelmää, jossa tutkimusaineisto kerättiin johdon sekä talousosaston haastatteluilla. Tutkimusaineistona hyödynnettiin lisäksi vanhoja raportointityökaluja sekä arkistodataa, joiden perusteella pystyttiin luomaan ehdotelma Power BI dashboardista KPI-mittareiden raportointia ja seurantaa varten.

Tutkimustulokset osoittavat, että kuukausiraportoinnin kehittäminen edellyttää raportointiprosessin sujuvoittamista. Tämä käsittää standardoidut raportointikäytännöt, prosessien vastuiden selkeyttämisen sekä automaation lisäämisen. Raportoinnin tulee olla informatiivista ja riittävän kompaktia, osoittaen yrityksen toiminnan kannalta keskeiset fokusalueet. Lisäksi raportin huolellinen suunnittelu sekä KPI-mittareiden valitseminen eri organisaatiotasoille ovat keskeisessä asemassa. Raportin tulee mahdollistaa syventyminen tiedon ylätasoilta alemmille tasoille. Lisäksi sen tulee sisältää historiallista dataa, edistäen samalla tulevaisuuden ennustamista. Parhaimmillaan raportti tukee johdon päätöksentekoa ollessaan johdonmukainen, selkeä, yksinkertainen sekä riittävän visuaalinen.