Source-to-pay process development in construction industry to support data driven decision making

Abstract

Source-to-pay (S2P) process in constructions industry is a complex process involving substantial number of stakeholders both internal and external. To measure its performance from a perspective of a construction company identification of key performance indicators KPI must take place and process operations must be integrated into digital environment. Since process involves multiple organizations each with unique or semi unique needs general performance metrics often fall short of the needs of the organizations.

To identify these unique organizational needs regarding performance measurement qualitative research was conducted. The research data was collected via series of organizational interviews. Data collection method was chosen to be semi-structured interview to allow more free discussion about the subject to reach authentic views and opinions. As a result, a total of 43 KPIs were identified forming seven distinctive performance measurement themes focused on different aspects of the S2P process.

A construction company’s S2P process digitalization must have top managements recognition and support to reach maximum potential of productivity increases. Digitalization in construction industry often requires higher level of customization from the system developer thus increasing the investment needed to implement digital systems. As digital system implementation and implementation of identified critical KPIs is reached the implications towards other stakeholders and the industry at large can be significant. Main contractors form the driver towards change within the industry and if a company does not lead the industry development it inadvertently falls behind.

Rakentamisalan Source-to-Pay (S2P) -prosessi on monimutkainen prosessi, johon osallistuu suuri määrä sekä sisäisiä että ulkoisia sidosryhmiä. Rakennusyrityksen näkökulmasta prosessin suorituskyvyn mittaamiseksi on tunnistettava keskeiset suorituskykyindikaattorit (KPI) ja integroitava prosessin toiminnot digitaaliseen ympäristöön. Koska prosessiin osallistuu useita organisaatioita, joilla kaikilla on ainutlaatuisia tai osittain ainutlaatuisia tarpeita, yleiset suorituskykymittarit eivät usein vastaa organisaatioiden tarpeita.

Näiden ainutlaatuisten organisaatiotarpeiden tunnistamiseksi suorituskyvyn mittaamisen osalta tehtiin kvalitatiivista tutkimusta. Tutkimusaineisto kerättiin sarjalla organisaatiohaastatteluja. Aineistonkeruumenetelmäksi valittiin puolistrukturoitu haastattelu, jotta aiheesta voitaisiin käydä vapaampaa keskustelua ja saavuttaa aitoja näkemyksiä ja mielipiteitä. Tuloksena tunnistettiin yhteensä 43 KPI:tä, jotka muodostavat seitsemän erillistä suorituskyvyn mittaamisen teemaa, keskittyen eri näkökulmiin S2P-prosessissa.

Rakennusyrityksen S2P-prosessin digitalisoinnilla on oltava ylimmän johdon tunnustus ja tuki, jotta tuottavuuden lisäämisen maksimaalinen potentiaali voidaan saavuttaa. Rakennusalan digitalisointi vaatii usein järjestelmäkehittäjältä korkeampaa räätälöintitasoa, mikä lisää digitaalisten järjestelmien käyttöönottoon tarvittavia investointeja. Kun digitaalinen järjestelmä ja tunnistetut kriittiset KPI:t on otettu käyttöön, vaikutukset muihin sidosryhmiin ja koko alaan voivat olla merkittäviä. Pääurakoitsijat toimivat muutoksen ajureina alalla, ja jos yritys ei johda alan kehitystä, se jää väistämättä jälkeen.