The role of procurement in enhancing the project scheduling process

Abstract

This thesis examines the current scheduling process of a Finnish technology organization, and how within this process information on schedules, lead times, and their changes is communicated between the central departments. Through this research, it is studied how procurement could support other departments in this process. Investigation into the scheduling process was done through the analysis of delays that occurred in the processes of one previous project.

This thesis was conducted as a case study by using a mixed-method approach. The data utilized in the research included purchase order information, engineering release data, project schedules, meeting notes, and insights from employees. The quantitative analysis methods included describing the data with various graphs, tables, and a one-way ANOVA test. Qualitative methods included interviews with eight employees to discuss the current processes and ways of working.

According to the discussions relating to the current process, an updated process was created for effective communication of lead time information. Overall, it was concluded that procurement could support scheduling and other departments by providing accurate and timely information, especially on lead times, schedules, and their changes. It was found that for the inspected project, the most significant causes of delays were external factors, notably the Ukrainian war and resulted component availability challenges, which were intensified by the product model including many of these components, and the high workload within and outside of the organization.

Tämä tutkielma tutkii suomalaisen teknologiayrityksen aikataulutusprosessia, ja miten tässä prosessissa tietoa aikatauluista, hankinta-ajoista, ja niiden muutoksista kommunoidaan keskeisten sisäisten sidosryhmien välillä. Tämän tutkimuksen kautta selvitettiin miten hankinta voisi tukea muita toimintoja tässä prosessissa. Aikataulutusprosessin tutkiminen tehtiin analysoimalla myöhästymiä, jotka ilmenivät yhden aikaisemman projektin prosesseissa.

Tämä tutkielma suoritettiin tapaustutkimuksena käyttäen monimenetelmällistä tutkimustapaa. Tutkimuksen suorittamiseen käytetty data muodostui ostotilausten tiedoista, suuunnitteluvapautuksista, projektiaikatauluista, palaverimuisitoista, ja työntekijöiden näkemyksistä. Kvantitatiiviset tutkimusmeneltemät sisälsivät datan analysoimista kuvaajien, sekä yksisuuntaisen ANOVA testin avulla. Kvalitatiiviset tutkimusmenetelmät pitivät sisällään haastatteluja kahdeksan yrityksen työntekijän kanssa, joiden kanssa keskusteltiin nykyisistä prosesseista ja työtavoista.

Nykyiseen prosessiin liittyvien keskustelujen perusteella luotiin päivitetty prosessi hankinta-aikatietojen tehokkaaseen kommunikointiin. Tutkimuksessa todettiin, että hankinta voi tukea aikataulutusta ja myös muita toimintoja välittämällä täsmällistä ja oikea-aikaista tietoa erityisesti hankinta-ajoista, aikatauluista ja näiden muutoksista. Analysoidussa projektissa havaittiin, että merkittävimmät viivästyksien aiheuttajat olivat ulkoiset tekijät, erityisesti Ukrainan sota ja siitä aiheutuneet komponenttien saatavuushaasteet, joiden vaikutusta voimisti organisaation sisäinen, ja ulkoisten toimijoiden työkuorma sekä tuotemalli, joka sisälsi useita komponentteja, joissa oli saatavuushaasteita.