Opportunities and challenges of digital procurement in a project context

Abstract

This master’s thesis focuses on the procurement process development through digital tools in the investment project environment. The main objective is to analyze the digitalization opportunities and challenges in the project procurement process. The thesis is written as a qualitative single case study for a large industrial corporation that operates globally.

The main findings of the case study highlight the differences between direct procurement and indirect project procurement. However, digitalization was recognized to bring benefits in project-based procurement as well. Possible benefits in project procurement include increasing strategic orientation, and process efficiency, which further lead to cost and time savings. As costs and time are critical measures to project success, increasing digitalization in procurement process could improve the project performance.

On the other hand, as no continuity can be guaranteed in the project business, expanding the digitalization further into the supply chain and forming shared platforms with suppliers is seen as difficult. Thus, the opportunities are more related to internal data management and information sharing. Additionally, challenges were identified in the planning phase of process development, as it is highly dependent on sufficient data quality, information sharing, and involving the correct stakeholders.

Tässä pro gradu -tutkielmassa keskitytään hankintaprosessin kehittämiseen digitaalisten työkalujen avulla projektiliiketoiminnassa. Tavoitteena on analysoida digitalisaation mahdollisuuksia ja haasteita investointiprojektien hankintaprosessissa. Tutkielma on laadullinen tapaustutkimus, jonka kohdeyrityksenä on eräs kansainvälisesti toimiva suuryritys.

Tutkimuksen tulokset korostavat eroa suoran ja epäsuoran hankinnan välillä. Siitä huolimatta havaittiin, että myös epäsuorassa projektihankinnassa voidaan saavuttaa merkittäviä etuja digitalisaation avulla. Mahdollisia etuja olisivat esimerkiksi paremmat mahdollisuudet strategiseen päätöksentekoon, sekä kasvava prosessitehokkuus, joiden avulla taas voidaan säästää niin aikaa kuin kustannuksiakin. Projektien onnistumista mitataan kustannusten ja käytetyn ajan avulla, joten digitaalisella hankinnalla voitaisiin parantaa projektin suoriutumista.

Projektihankinnan digitalisaation haasteet nähdään toimittajasuhteissa, sillä digitaaliselle hankinnalle tyypillisiä toimittajien kanssa jaettuja alustoja on vaikea rakentaa, kun hankinnan jatkuvuutta ei voida taata. Tämän vuoksi digitalisaation mahdollisuudet ovat enemmän yrityksen sisäisiä, kuten tiedonhallinta ja jakaminen, mikä taas mahdollistaa esimerkiksi strategisemman toimittajavalinnan. Lisäksi haasteita tunnistettiin prosessikehityksen suunnitteluvaiheessa, sillä kyseinen vaihe on riippuvainen olemassa olevan datan laadusta, tiedonkulusta sekä suunnitteluun osallistuvista ihmisistä.