Identifying the key actions of cross-functional process management in a confectionery manufacturing company

Abstract

The aim of the thesis is to identify key points for confectionery manufacturing company’s management of cross-functional processes. Emphasis points for cross-functional process management are gathered by conducting a process development project for an identified problematic cross-functional process for the company, promotion planning process. Prior to the thesis, company’s process management focused on production process improvement. Multiple methods have been utilized for managing processes, but determining a clear focus area would help allocate process management resources on focal points.

Qualitative data regarding the promotion planning process was gathered from the process participants in the case company. The current process was mapped in a swimlane diagram format. Value created by the process, challenges related to the process and development ideas were identified. Seven proposed process improvement actions were determined based on the gathered data. A new process model was developed from the improvement actions. Two of the seven improvement actions, responsibility analysis and process metric determination were conducted in the thesis as well.

Process for promotion planning process development helped identify five points of emphasis for cross-functional process management. First was gathering data and feedback from the process participants themselves. Second was to identify focus on relevant challenges, which are the most impactful in regard to process outcome. Third key point was evaluation of teamwork for the cross-functional team. Fourth was to conduct a responsibility assessment and determine an owner to the process. Fifth and final key point was to identify key process indicators for monitoring process successfulness in the long run.

Työn tavoite on tunnistaa merkittävimmät toimenpiteet poikkifunktionaalisen prosessin johtamisen kannalta makeisteollisuuden yritykselle. Avaintoimenpiteet tunnistettiin työssä kohdeyrityksen haasteelliseksi koetun poikkifunktionaalisen prosessin, promootionsuunnitteluprosessin, kehittämisen myötä. Erilaisia työkaluja ja menetelmiä hyödynnettiin jo prosessijohtamisessa yrityksessä. Selkeiden avaintoimenpiteiden tunnistaminen tekee prosessijohtamisesta jouhevampaa kohdeyrityksessä.

Laadullinen data promootionsuunnitteluprosessin kehittämistoimenpiteiden tunnistamiseksi kerättiin prosessin parissa työskentelevien henkilöiden avulla. Prosessin nykytila kartoitettiin uimaratamallin muotoon. Tämän jälkeen tunnistettiin prosessin luomat arvot, havaitut haasteet prosessissa sekä kehitystoimenpiteet. Näiden pohjalta määritettiin seitsemän kehitystoimenpidettä promootionsuunnitteluprosessille sekä uuden prosessin kartoitus. Kaksi toimenpidettä, vastuuanalyysi sekä prosessimittareiden määritys, toteutettiin myös diplomityössä.

Promootionsuunnitteluprosessin kehitysprosessi auttoi tunnistamaan viisi avainkohtaa poikkifunktionaalisen prosessin johtamiselle. Ensimmäinen oli datan kerääminen ja vuorovaikutus kehitysprosessissa prosessin parissa työskentelevien henkilöiden kanssa. Toinen oli oleellisiin haasteisiin keskittyminen kehitystyössä. Kolmantena oli nykyisen poikkifunktionaalisen tiimityöskentelyn arviointi ja kehittäminen. Neljäntenä oli vastuuanalyysin toteutus sekä prosessiomistajan määritys. Viidentenä ja viimeisenä prosessijohtamisen avainkohtana oli oleellisten prosessimittareiden tunnistaminen prosessin onnistuvuuden seuraamiseksi.