Improving collaboration in buyer-supplier partnership as a part of supplier relationship management

Abstract

In recent years, the industry has experienced major challenges in the availability of raw materials, spare-parts and components needed for maintenance, which are seen to be mainly due to the global pandemic and restrictions brought on by the war. For this reason, companies in the industry have started to invest in their supplier management, especially in supplier relationships, which can affect delivery reliability, more transparent communication, and fairness of transactions as prices rise upwards year after year. Continuous effective collaboration and information sharing between buyer and supplier companies are seen as ways to tackle these problems.

The purpose of this study is to investigate the buyer-supplier relationship and how collaboration could be improved to lead to a partnership. In addition, the study investigated the benefits of a partnership and how suppliers should be considered as individuals in a buyer-supplier relationship when developing a partnership.

The study was carried out as a qualitative individual case study for a case company providing maintenance services for rolling stock. The eight interviewees work in the purchasing and procurement departments of the case company, from whom the primary research material was collected through semi-structured interviews. The research data was analyzed using the content analysis method.

The empirical findings of the study show that partnership with suppliers is based on trust, transparency, information sharing and continuous development of collaboration. In addition, the management and development of supplier relationships should be seen as a continuous process that is influenced by the functionality of internal stakeholders and the performance of suppliers.

Toimiala on kokenut lähivuosina suuria haasteita kunnossapitoon tarvittavien raaka- aineiden, vaihto-osien ja komponenttien saatavuudessa, mitkä nähdään johtuvan suurimmaksi osaksi globaalista pandemiasta ja sodan tuomasta rajoituksista. Tämän takia toimialan yritykset ovat alkaneet panostaa toimittajahallintaansa, erityisesti toimittajasuhteiseen, jolla voidaan vaikuttaa toimitusvarmuuksiin, läpinäkyvämpään kommunikointiin sekä transaktioiden reiluuteen, kun hinnat kohoavat ylöspäin vuosi vuodelta. Jatkuva tehokas yhteistyö ja informaation jakaminen ostaja- ja toimittajayrityksien välillä nähdään keinoina, joilla näitä ongelmia voidaan taklata.

Tämän tutkimuksen tarkoituksena on tutkia ostajatoimittajasuhdetta, miten yhteistyötä parantamalla voitaisiin pyrkiä kumppanuussuhteeseen. Lisäksi tutkimuksessa selvitettiin, mitkä ovat kumppanuussuhteen hyödyt sekä miten ostaja-toimittajasuhteessa toimittajat tulisi huomioida yksilöinä, kun kehitetään kumppanuussuhdetta.

Tutkimus toteutettiin laadullisena yksittäisenä tapaustutkimuksena, joka toteutettiin case yritykselle, joka tarjoaa kunnossapitopalveluita liikkuvalle kalustolle. Haastateltavina toimi kahdeksan case-yrityksessä oston- ja hankinnanosastoilla työskentelevää henkilöä, joilta ensisijainen tutkimusaineisto kerättiin puolistrukturoiduilla haastatteluilla. Tutkimusaineisto analysoitiin sisällönanalyysimenetelmällä.

Tutkimuksen empiiriset havainnot osoittavat, että kumppanuussuhde toimittajien kanssa perustuu luottamukseen, läpinäkyvyyteen, tiedon jakamiseen sekä jatkuvaan yhteistyön kehittämiseen. Lisäksi toimittajasuhteiden hallinta ja kehittäminen tulisi nähdä jatkuvana prosessina, johon vaikuttavat sisäisten sidosryhmien toimivuus sekä toimittajien suorituskyky.