Coordination optimizing opportunities in organization

Abstract

In this master’s thesis the possibilities to develop internal operations of a case organization are studied. The case organization is seeking for improvement topics in the internal operations and this thesis work is utilized as a source of information for this development project. The research combines literature review and empirical case research.

The literature review focuses on business process management, identifying improvement topics and considerations for implementing a change into existing process. Main findings relate to feasibility of business process management in the case company and the challenges associated with implementing change in organizations, which often are proven to be difficult. The literature review also suggests that the involvement of personnel has its benefits and can enhance the possibilities for the desired change to succeed.

The empirical section is a significant part of the thesis, and it includes an extensive interview research. The study includes both qualitative and quantitative methods, with structured interview as main method. Total of 70 interviews are conducted with the case company’s personnel to find insights of key issues within the case company and its operations. Interviews are delimited to issues concerning large part of the personnel.

Majority of the empirical parts findings are focusing on the case company’s specific issues. Several improvement ideas and topics are identified, among which communication and data management are most prominent. Some of the improvement topics are started as improvement projects during the writing period of the thesis.

Tässä diplomityössä tutkitaan mahdollisuuksia kehittää case-organisaation sisäisiä toimintoja. Case-organisaatio etsii parannuskohteita sisäisissä toiminnoissaan, ja tämä tutkielma toimii tiedon lähteenä tälle kehityshankkeelle. Tutkimus on yhdistelmä kirjallisuuskatsausta ja empiiristä tutkimusta case-tutkimuksen.

Kirjallisuuskatsaus keskittyy liiketoimintaprosessien hallintaan, parannuskohteiden tunnistamiseen ja olemassa olevan prosessin muutoksen tekemiseen liittyviin huomioihin. Päähavainnot liittyvät liiketoimintaprosessien hallinnan toteutettavuuteen case-yrityksessä ja haasteisiin muutosten implementoinnissa organisaatioissa, jotka usein ilmenevät vaikeina. Kirjallisuuskatsaus esittää myös, että henkilöstön osallistumisella on etunsa ja se voi parantaa halutun muutoksen onnistumisen mahdollisuuksia.

Empiirinen osio on merkittävä osa tutkielmaa, ja se sisältää laajan haastattelututkimuksen. Tutkimus sisältää sekä laadullisia että määrällisiä menetelmiä, joista päämenetelmänä on strukturoitu haastattelu. Yhteensä 69 haastattelua suoritetaan case-yrityksen henkilöstön kanssa, jotta löydetään havaintoja yrityksen ja sen toimintojen keskeisistä ongelmista. Haastattelut rajattiin kysymyksiin, jotka koskevat suurinta osaa henkilöstöstä.

Suurin osa empiirisen osan tuloksista keskittyy case-yrityksen erityislaatuisiin ongelmiin. Useita parannusideoita ja -aiheita tunnistetaan, joista viestintä ja tiedonhallinta nousevat erityisesti esiin. Osa parannusaiheista on aloitettu kehitysprojekteina diplomityön kirjoittamisen aikana.