Developing an operational reporting tool for a bus company : case study

Abstract

This thesis focuses on development of operative reporting system for a bus company. The study has two parts, literature review and a case study. In the literature review, best practises of building an automated reporting system are surveyed. The best practises are then implemented in the case study.

The main steps for building an operational reporting tool, according to the best practises found in the literature review, were ensuring organizational support, determining user needs, identifying data sources, defining the metrics (measures), developing the BI system, and developing a maintenance plan.

The case study demonstrated that the best practises found in literature work well also in practice. The results suggest that the success of automated reporting development projects is significantly impacted by how well the company is committed to the project (i.e. organizational support). The commitment should start from the top, as managers are the ones who can allocate the time of the specialist and direct other recourses needed in the project. The specialists are especially important, as they are needed to support the developer in creation of measures and in validating the data. From the technical point of view, it was found that by creating Boolean columns, the data sets can be created so that complexity of coding in the BI tool is minimized. This increases the efficiency and the usability of the datasets.

The benefits of the developed Business Intelligence and reporting system for the company were also evident, as the developed system noticeably reduces workload of the specialists. It also makes further personnel and vehicle cost savings possible.

Tämä diplomityö tutkii raportointityökalun kehittämistä linja-autoyhtiön operatiivisiin tarpeisiin. Työ koostuu kahdesta pääosasta: kirjallisuuskatsauksesta ja tapaustutkimuksesta (projekti). Kirjallisuuskatsauksessa käydään läpi parhaat käytännöt tämänkaltaisen raportointityökalun kehittämiseen, jonka jälkeen nämä parhaat käytännöt toteutetaan käytännössä tapaustutkimuksessa.

Kirjallisuuskatsauksessa löydettyjen parhaiden käytäntöjen mukaan raportointityökalun kehittämisen päävaiheet ovat organisaation tuen varmistaminen, käyttäjien tarpeiden määrittely, tietolähteiden tunnistaminen, mittareiden määrittäminen, raportointityökalun rakentaminen ja kunnossapitosuunnitelman laatiminen.

Tapaustutkimuksessa huomattiin, että kirjallisuudessa mainitut parhaat käytännöt toimivat hyvin myös reaalimaailmassa. Tapaustutkimuksen tulokset indikoivat, että tämänkaltaisen projektin onnistumisen kannalta on erittäin tärkeää, että yhtiö on sitoutunut kehitystyöhön (organisaation tuki). Sitoutuminen tulisi lähteä johdon tasolta, koska johtajilla on paras vaikutusmahdollisuus projektin resurssointiin ja siihen, että asiantuntijoille allokoidaan riittävästi aikaa projektin parissa työskentelyyn. Asiantuntijoita tarvitaan erityisesti datan validointiin sekä oikeanlaisten mittareiden luomiseen yhdessä työkalun kehittäjien kanssa. Tekniseltä kannalta havaittiin, että luomalla Boolean-sarakkeita tietojoukko pystytään rakentamaan niin, että ohjelmointi BI-työkalussa voidaan minimoida. Tämä parantaa tehokkuutta sekä lisää tietojoukon käytettävyyttä.

Projektin hyödyt yhtiölle, jolle projekti toteutettiin, olivat ilmeiset. Raportointityökalun kehittäminen vähensi huomattavasti asiantuntijoiden työtaakkaa ja mahdollisti kustannussäästöjä sekä henkilöstö- että kalustokustannuksissa.