Future world class digitalization and development of indirect procurement : source to pay -process transformation and implementing world class solutions

Abstract

The pace of digitalization development is fast in the era of artificial intelligence, and organizations are thinking where to invest and what to prioritize when making development plans. The share of indirect spend in total spend in organizations has grown, leading to increased interest in that section as well. Even though indirect procurement includes many diverse demands, and the procurement process is not univocal, the most advanced solutions are suitable for managing them.

In the development of source to pay process, it is essential to ensure good data quality and availability. Applications and systems must be connected to each other throughout the entire process to enable automation and transparency. Advanced analyses, chatbots and artificial intelligence provide elements towards more seamless process.

This thesis was carried out for indirect procurement organization of the case company in paper industry. Digitalization, indirect procurement, and source to pay process form the conceptual framework of the study. The study involved internal and external interviews of the organization and an internal survey was conducted as well to find out the status of the organization. In addition, workshops were arranged to provide support in creating development proposals for the case organization.

Digitalisaation kehityksen tahti on nopeaa tekoälyn aikakaudella ja organisaatiot pohtivat mihin investoida ja mitä priorisoida kehityssuunnitelmia tehdessä. Epäsuorien hankintojen osuus kokonaiskustannuksista organisaatioissa on kasvanut ja sen myötä kiinnostus on myös noussut kyseistä osiota kohtaan. Vaikka epäsuorat hankinnat pitävät sisällään monen kirjavia tarpeita ja hankintaprosessi ei ole yksiselitteinen, edistyneimmät ratkaisut soveltuvat niiden hallintaan.

Hankinnasta maksuun -prosessin kehittämisessä oleellista on varmistaa hyvälaatuinen data ja sen saatavuus. Sovelluksien ja järjestelmien tulee olla yhdistettynä toisiinsa koko prosessin läpi mahdollistaen automatiikan ja läpinäkyvyyden. Edistyksekkäämmät analyysit, chatbotit ja tekoäly mahdollistavat saumattomamman prosessin.

Tämä työ toteutettiin case-yrityksen epäsuorien hankintojen organisaatioon paperiteollisuudessa. Digitalisaatio, epäsuorat hankinnat ja hankinnasta maksuun -prosessi muodostavat työn käsitteellisen viitekehyksen. Työssä käytiin organisaation sisäisiä ja ulkoisia haastatteluja ja toteutettiin sisäinen kysely organisaation nykytilan selvittämiseen. Lisäksi järjestettiin työpajoja tukemaan kehitysehdotusten muodostamista kohdeorganisaatiolle.