Tender evaluation criteria in public procurement of innovation in Finland

Abstract

Public procurement of innovation is considered to have high potential in improving the effectiveness and quality of mandatory public services and addressing societal and environmental challenges governments face today. Evaluating innovations objectively is often perceived as difficult. The procurement authority and tenderers may understand innovation and innovativeness differently as the terms are defined in various ways both in literature and practice.

The thesis aimed to study how innovation and innovativeness can be operationalized and defined in tender evaluation. It studied the use of innovation and innovativeness as tender evaluation criteria as well as other suitable quality criteria and their indicators in public procurement of innovation tender evaluation.

The study was conducted as a qualitative multiple case study, which was carried out by collecting 15 tendering documents of public procurement of innovation. The material was analyzed using a content analysis method that was data-driven but guided by theory. The results revealed that innovation can be evaluated by the degree of innovativeness, implementation scale level, and organizational innovativeness in certain situations. The other identified suitable quality criteria included effectiveness, scalability, supplier personnel competence, management structure, feasibility, risks, product quality and sustainability and responsibility. In addition, the perceived value of innovation was considered a critical sub-criterion.

Innovatiivisilla julkisilla hankinnoilla on merkittävä potentiaali parantaa julkisten palveluiden vaikuttavuutta ja laatua sekä ratkaista yhteiskunnallisia ja ympäristöön liittyviä ongelmia, joita valtiot joutuvat tänä päivänä kohtaamaan. Innovaatioiden objektiivinen arviointi koetaan usein hankalaksi. Ostava hankintayksikkö ja tarjoajat saattavat ymmärtää innovaation ja innovatiivisuuden eri tavoin johtuen käsitteiden moninaisesta määrittelystä sekä kirjallisuudessa että käytännön työssä.

Tutkimuksen tavoitteena oli tutkia, miten innovaatiota ja innovatiivisuutta voidaan operationalisoida ja määritellä tarjousten vertailussa. Tutkimuksessa selvitettiin innovaation ja innovatiivisuuden käyttöä tarjousten vertailukriteereinä sekä muita sopivia laatuvertailukriteereitä ja niiden indikaattoreita innovatiivisten julkisten hankintojen tarjousten arvioinnissa.

Tutkimus toteutettiin laadullisena monitapaustutkimuksena, jonka aineistonkeruu suoritettiin keräämällä 15 innovatiivisen julkisen hankinnan tarjouspyyntöasiakirjaa. Aineisto analysoitiin teoriaohjaavalla sisällönanalyysimenetelmällä. Tulokset osoittivat, että innovaatiota voidaan vertailla innovatiivisuuden asteen ja sen toteutuksen laajuuden perusteella. Lisäksi organisaation innovatiivisuus on hyödyllinen kriteeri tietyissä tilanteissa. Muihin sopiviin laatukriteereihin lukeutuivat vaikuttavuus, skaalautuvuus, toimittajan henkilöstön pätevyys, johtamisen toteutus, innovaation toteutettavuus, riskit, tuotteen laatu sekä kestävyys ja vastuullisuus. Lisäksi innovaation lisäarvo todettiin tärkeäksi alakriteeriksi.