Tiedon hyödyntäminen johtamisessa : tarkastelussa tuntikirjauksista syntyvä tieto

Abstract

Tämän pro-gradu tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää tiedon hyödyntämistä johtamisessa. Tietoa on nykypäivänä saatavilla paljon ja organisaation on hyvä osata hyödyntää sitä johtamisessa, sillä organisaation johtaminen perustuu päätöksentekoon, ja laadukas tieto on tarpeellista päätösten perustana. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, että miten olemassa olevaa tietoa voitaisi hyödyntää paremmin eri toimijoiden (johto, taloushallinto, esihenkilö) tahoilla. Lisäksi halutiin selvittää, että miten tiedon tuottajat (työntekijät) kokevat tiedon tuottamisen eli tuntikirjauksien tekemisen. Tässä tutkimuksessa tiedolla tarkoitetaan tuntikirjauksista saatavaa tietoa. Tutkimuksen empiirinen osa toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, jossa haastateltiin yhteensä kaksitoista henkilöä kohdeorganisaation liiketoiminnan johdosta, taloushallinnosta, esihenkilöistä sekä työntekijöistä.

Tämän tutkimuksen mukaan tuntikirjauksista saatavaa tietoa hyödynnetään vaihtelevasti ja haasteita hyödyntämisen suhteen on nähtävissä. Tulokseksi saatiin, että olemassa olevaa tietoa voitaisi hyödyntää paremmin johtamisessa, jos tiedon hyödyntämistä tuettaisi enemmän, ohjeet hyödyntämiseen olisi paremmat, tiedon luotettavuutta parannettaisi, viestittäisi paremmin siitä, kuinka tietoa käytetään sekä panostettaisi muutosjohtamiseen entistä enemmän.

The purpose of this master’s thesis was to explore the use of knowledge in management. There is a lot of information available, and it is good for an organization to know how to use it, because management is based on decision making, and quality information is necessary as a basis for decisions. The aim was to find out how to make better use of existing knowledge by the different actors involved (business management, financial management, supervisors). Next to that the study also wanted to find out how the producers of information (employees) perceive the production of information, i.e. the working hours records. For the purposes of this study, information is defined as the information obtained from working hours monitoring. The empirical part of the study was carried out as a qualitative case study, in which a total of twelve employees were interviewed from the business management, financial management, supervisors and employees of the target organization.

According to this study, the information obtained from time entries is utilized inconsistently, and challenges in its utilization are evident. The findings suggest that existing information could be better utilized in management if there were more support for its use, better guidelines for utilization, improved data reliability, better communication on how to use it, and greater investment in change management.