Purchase-to-pay process performance measurement and automation development by utilizing process mining

Abstract

The Purchase-to-Pay process and its better performance is a crucial element of a company's success in a constantly changing business environment. Therefore, companies are always seeking new ways and technologies to enhance their operations through process optimization. With process mining, it is possible to identify problem areas and thereby focus on projects that genuinely add value and improve processes. An efficient Purchase-to-Pay process helps a company achieve cost savings, save resources and improve supplier relationships.

The objective of this study is to investigate how process mining can be utilized to measure and improve the Purchase-to-Pay process performance of the target company. This study develops a new model for assessing Purchase-to-Pay process performance and defines the associated Key Performance Indicators. Furthermore, the study explores how process mining can be applied to automation development, and it also identifies which process automation initiatives can enhance the target company's process performance. This study was conducted as a multi-method case study using design science methodologies. Empirical data for the study was collected through semi-structured interviews and process mining techniques. The data provides an understanding of the current state of the target company's Purchase-to-Pay process and its problem areas.

As a result of the research, a framework for measuring the performance of the Purchase-to-Pay process was developed for the target company, encompassing four different measurement areas. Two performance Key Performance Indicators were defined for each area to measure and improve process performance. Additionally, an automation proposal was created to support each selected performance measurement area, thereby enabling comprehensive improvement in the company’s Purchase-to-Pay process performance.

Ostoprosessi on keskeinen osa yritysten menestystä ja suorituskyvyn kehittymistä jatkuvasti muuttuvassa toimintaympäristössä. Tämän vuoksi yritykset pyrkivät löytämään tapoja ja teknologioita tehdäkseen toiminnastaan tehokkaampaa prosessioptimoinnin kautta. Prosessilouhinnan avulla on mahdollista löytää prosesseista ongelmakohtia ja tätä kautta kiinnittää huomio aidosti lisäarvoa tuottaviin kehityshankkeisiin prosessissa. Tehokkaan ostoprosessin avulla yritys voi muun muassa saavuttaa kustannussäästöjä, säästää resursseja ja parantaa toimittajasuhteita.

Tämän tutkimuksen tavoitteena on tutkia, kuinka prosessilouhintaa voidaan hyödyntää kohdeyrityksen ostoprosessin suorituskyvyn mittaamisessa sekä kehittämisessä. Tutkimuksessa luodaan kohdeyritykselle uusi ostoprosessin suorituskyvyn mittaamisen malli sekä määritetään siihen kuuluvat KPI mittarit. Lisäksi tutkitaan millä tavoin prosessilouhintaa voidaan hyödyntää automaation kehittämisessä ja millaisten prosessiautomaation keinoin kohdeyrityksen suorituskykyä on mahdollista parantaa. Tutkimus on toteutettu suunnittelutieteen (engl. design science) menetelmiä hyödyntävänä monimenetelmällisenä tapaustutkimuksena. Tutkimuksen empiirinen aineisto on kerätty puolistrukturoiduilla haastatteluilla sekä prosessilouhinnan tekniikoita hyödyntäen. Empiirisen aineiston avulla on mahdollista muodostaa käsitys kohdeyrityksen ostoprosessin nykytilasta sekä sen ongelmakohdista.

Tutkimuksen tuloksena kohdeyritykselle luotiin ostoprosessin suorituskyvyn mittaamisen viitekehys, joka kattaa neljä eri mittaamisen osa-aluetta. Jokaisen mittaamisen osa-alueen alle määritettiin kaksi suorituskyvyn avainmittaria, joiden kautta prosessin suorituskykyä mitataan ja kehitetään. Tämän lisäksi kohdeyritykselle luotiin automaation ehdotus edistämään jokaista valittua suorituskyvyn mittaamisen osa-aluetta, jotta ostoprosessin suorituskykyä on mahdollista parantaa kokonaisuudessaan.