How to mitigate communication challenges in geographically distributed agile software development teams

Abstract

In global IT and software development, organizations are in continuous need to respond to business and customer’s high demands to maintain technological infrastructure and constantly deliver new products. Therefore, it is substantial and important that organizations can stay competitive in fast changing environments and be reactive whenever there is a need for new products or changes in requirements.

This study explores the communication challenges in globally distributed agile IT development teams and what common practices are in use today, and what challenges are teams facing. It focuses on four themes, which are limited to culture and language differences, time and offshore locations, tools, and practices, and understanding underlying business requirements. Nevertheless, study is conducted to achieve a better understanding of how agile team communication can be improved and gain new and more effective communication approaches. Furthermore, to recognize the challenges that will help practitioners to successfully execute the development projects in future. Empirical data was gathered through a qualitative approach, by conducting a semi-structured interview with participants with different demographics.

The results of the study show that communication challenges are being observed in IT-software development teams. These communication challenges can be attributed to lack of face-to-face interaction, language and cultural differences, and unclear business requirements. In addition, the study emphasizes the importance of sufficient documentation. As an outcome of this study and analysis, propositions are given on how to improve, maintain and adopt new communication practices in a continuously evolving environment within organizations and GDAD teams.

Tämän tutkimuksen tarkoituksena on tutkia globaalisti hajautettujen ketterien IT-ohjelmistokehitystiimien välisiä kommunikointi haasteita. Kompleksiset ja ketterät projektit vaativat usein nopeita muutoksia ja ymmärrystä toimintaympäristöstä ja asiakkaiden vaatimuksista, mikä on useiden tutkimusten mukaan osoittautunut haasteelliseksi, sillä erinäiset viestinnän haasteet voivat myötävaikuttaa tiimin tehokkuuteen ja kykyyn ymmärtää ohjelmistokehityksen vaateita.

Työssä selvitettiin laadullisen tutkimusmenetelmän avulla, mitkä ovat pääasiassa nousevat kommunikaatiohaasteet globaaleissa ketterissä tiimeissä. Tutkimuksessa rajattiin teemat seuraavien kategorioiden mukaan: kieli- ja kulttuurierot, aikavyöhyke ja -paikka, kommunikaatiotyökalut ja -käytänteet sekä liiketoiminnan vaatimusten ymmärtäminen. Työn tavoitteena ymmärtää ja tuottaa keskeisiä ratkaisuja siihen, kuinka tukea tiimien välistä kommunikaatiota sekä hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla viestinnän eri työkaluja ja menetelmiä. Tässä tutkimuksessa haastateltiin viittä IT-alan asiantuntijaa, jotka työskentelevät ketterässä ohjelmistokehitystiimissä erinäisissä tehtävissä ja työskentelevät globaalisti eri maanosissa.

Tutkimuksen tulokset osoittavat, että IT-ohjelmistokehitystiimissä havaitaan kommunikaatiohaasteita, jotka liittyvät kasvokkain käytävään vuorovaikutuksen vähyyteen, kieli- ja kulttuurierojen ymmärtämiseen sekä selkeiden liiketoiminnan vaatimusten ymmärtämiseen. Lisäksi tutkimuksessa nousi esille kattavan dokumentaation merkitys. Työn lopputuloksena on tarjota oivalluksia ja keinoja, kuinka optimoida kommunikaation eri osa-alueiden haasteita.