Digitaalinen dokumenttienhallinta ja -ylläpito teollisuudessa
Sundsten, Toni (2024)
Diplomityö
2024
School of Energy Systems, Sähkötekniikka
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2024101480127
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2024101480127
Tiivistelmä
Tässä DI-työssä tutkitaan teollisuuden dokumenttienhallintaa ja -ylläpitoa digitalisaation näkökulmasta. Työ käsittelee tärkeimmät aihetta sivuavat standardit ja ohjelmistojen toimintaperiaatteet. Tutkittavia ohjelmistoja ovat: SAP, Meridian, M-Files, Vitec ALMA, Novi By Pinja sekä Microsoft M365 SharePoint. Sen lisäksi työssä käsitellään digitaalisen dokumentaation haasteita.
Työssä tutkittuja standardeja ovat sähköteknisen dokumenttien suunnittelustandardi IEC 61082-1, dokumentinhallintastandardi IEC 82045-1, laadunhallintastandardi ISO 9001, sekä organisaatioiden tietoturvastandardi IEC 27001. Standardit määrittelevät esimerkiksi dokumenttien tallentamiseen käytettävät mallit, dokumenttien pakolliset metatiedot sekä organisaatioiden tietoturvavaatimuksia. Työssä ei tutkittu henkilötietojen käsittelyä.
Dokumentaation digitalisaation haasteet liittyvät käyttöoikeuksien hallintaan ja organisaation tietoturvaan. Ohjelmistovertailussa erot ilmenevät loppukäyttäjille käyttöliittymien eroina, sekä standardissa IEC 82045-1 esitettyjen mallien eroina. Fyysisellä dokumentaatiolla on vielä paikkansa dokumentinhallinnassa erityistilanteissa. Digitalisaatio helpottaa loppukäyttäjien päivittäistä toimintaa esimerkiksi dokumenttien saatavuuden laajentuessa. This master’s thesis studies digital document management and upkeep in industrial setting. This thesis will include important standards for the subject and working principles for the studied software. Studied software are SAP, Meridian, M-Files, Vitec ALMA, Novi By Pinja and Microsoft M365 SharePoint. On top of this, the thesis studies challenges in document digitalization.
This thesis studies standards IEC 61082-1, IEC 82045-1, ISO 9001 and IEC 27001. The standards give basis for document saving models, mandatory metadata for documents, and organizational information safety. This thesis does not study personal information handling.
Challenges in documentation digitalization include e.g. access rights management and organizational information safety. Software comparison showed differences for the end-user experience and differences in IEC 82045-1 document saving models. Physical documentation still has its place in special situations. Document digitalization makes the end-users day-to-day work easier e.g. with easier access to documents.
Työssä tutkittuja standardeja ovat sähköteknisen dokumenttien suunnittelustandardi IEC 61082-1, dokumentinhallintastandardi IEC 82045-1, laadunhallintastandardi ISO 9001, sekä organisaatioiden tietoturvastandardi IEC 27001. Standardit määrittelevät esimerkiksi dokumenttien tallentamiseen käytettävät mallit, dokumenttien pakolliset metatiedot sekä organisaatioiden tietoturvavaatimuksia. Työssä ei tutkittu henkilötietojen käsittelyä.
Dokumentaation digitalisaation haasteet liittyvät käyttöoikeuksien hallintaan ja organisaation tietoturvaan. Ohjelmistovertailussa erot ilmenevät loppukäyttäjille käyttöliittymien eroina, sekä standardissa IEC 82045-1 esitettyjen mallien eroina. Fyysisellä dokumentaatiolla on vielä paikkansa dokumentinhallinnassa erityistilanteissa. Digitalisaatio helpottaa loppukäyttäjien päivittäistä toimintaa esimerkiksi dokumenttien saatavuuden laajentuessa.
This thesis studies standards IEC 61082-1, IEC 82045-1, ISO 9001 and IEC 27001. The standards give basis for document saving models, mandatory metadata for documents, and organizational information safety. This thesis does not study personal information handling.
Challenges in documentation digitalization include e.g. access rights management and organizational information safety. Software comparison showed differences for the end-user experience and differences in IEC 82045-1 document saving models. Physical documentation still has its place in special situations. Document digitalization makes the end-users day-to-day work easier e.g. with easier access to documents.