Project differentiation : understanding and evaluating project complexity

Abstract

During last century, project complexity was first time raised as a concern in organizations, handling projects. Lately the project complexity has recognized one of key metrics that should be considered in organizations, due to the fact that it is likely to increase risks, and cause delays and budget overruns.

ABB Large Motors and Generators has recognized that project complexity is likely to cause difficulties during the project, and in order to find corresponding resources for each project, the research was required to help the organization to find projects, that are likely to be highly complex, before they start.

In this thesis, a systematic literature review is conducted, to recognize definitions and dimensions of project complexity, its impacts on project outcomes, how it can be managed and mitigated, evaluation criteria, and tools and methods for complexity evaluations.

This thesis provides evaluation criteria and a tool utilizing it, to evaluate project complexity for project management organization. The evaluation criteria for the projects were developed based on literature found, interviews within the company, and questionnaire that was sent to organization’s project managers. By combining the findings, the evaluation criteria were put together, and included 11 variables, which are affecting project complexity.

The tool that was developed in this thesis does not have learning capabilities, nor artificial intelligence involved, meaning that the adjustments and variable editing, needs to be done manually. The future research recommendations include further development of the tool, testing it with real life projects, and integrating it with machine learning capabilities.

Viime vuosisadan aikana projektien kompleksisuus nostettiin ensimmäisiä kertoja huolenaiheeksi organisaatioissa, jotka hallinnoivat projekteja. Viime aikoina projektien kompleksisuus on nostettu yhdeksi avain mittareista, jotka tulisi ottaa huomioon organisaatiossa, kompleksisuudesta aiheutuneen myöhästymien ja budjetinylitysten takia.

ABB Large Motors and Generators on tunnistanut projektien kompleksisuuden suurella todennäköisyydellä aiheuttavan haasteita projektien aikana, ja jotta projekteille pystyisi osoittamaan oikeat resurssit, tutkimus tarvittiin, jotta nämä suurella todennäköisyydellä kompleksiset projektit pystyttäisiin tunnistamaan ennen niiden alkua.

Osana tätä diplomityötä tehtiin systemaattinen kirjallisuuskatsaus, jonka avulla pyrittiin tunnistamaan projektikompleksisuuden määritelmiä ja ulottuvuuksia, sen vaikutuksia projektien lopputuloksille, kuinka sen vaikutuksia voidaan hallita ja minimoida, arvioimiskriteerejä, sekä työkaluja ja metodeja, joilla kompleksisuutta voidaan arvioida.

Tämä diplomityö tarjoaa arviointi kriteeristön ja työkalun sen käyttöön, joidenka avulla projektinhallinta organisaatio pystyy arvioimaan projektien kompleksisuutta. Arviointikriteeristö kehitettiin kirjallisuuskatsauksen, haastatteluiden, sekä organisaation projektipäälliköille lähetetyn kyselyn perusteella. Yhdistelemällä näistä tehtyjä löydöksiä, pystyttiin luomaan 11 muuttujasta koostuvan arviointikriteeristö.

Työkalulla ei ole koneoppivia piirteitä, eikä tekoälyä, joten kaikki säädöt ja muuttujien muutokset, täytyy tehdä manuaalisesti. Tulevaisuuden kehitysehdotukset sisältävät työkalun jatkokehittämisen, työkalun testaamisen oikean elämän projekteilla ja koneoppimisen lisäämisen työkaluun.