Restructuring spare parts supply chain in North Europe

Abstract

This thesis was made for a group of companies operating in the machinery trade in seven countries in North Europe. The thesis was about optimizing the spare parts inventory and supply chain for one machine brand to maximize profits without having a negative impact on the customer experience.

The main objective was to investigate whether it makes sense to centralize or decentralize spare parts storage. Centralization tends to reduce procurement costs but increases transport costs. With decentralization, spare parts are physically closer to the customer, but delivery times do not necessarily differ whether the parts are in a closer warehouse or in the central warehouse of the whole group.

The literature review looked at what has been previously found when studying centralization or decentralization. The different options were modeled by calculating the profit of the group’s spare parts sales by modeling the actual sales figures of 2022 in all seven countries. The principle of the modeling was to compare the current model of three central warehouses to both the 100% centralization in one warehouse and the centralization of slow-moving spare parts only.

Both the literature review and the modeling with real figures suggest that, at group level, slow-moving spare parts should be centralized in one warehouse, while fast-moving parts should be decentralized close to the customer. Another point to consider is that the IT-systems of the different countries should have visibility to all warehouses, and the IT-systems should support the common inventory management of the whole group.

Tämä opinnäytetyö tehtiin konekaupan alalla seitsemässä Pohjois-Euroopan maassa toimivalle yritysryhmälle. Opinnäytetyön aiheena oli yhden konemerkin varaosavarastoinnin ja toimitusketjun optimointi tuloksen maksimoimiseksi ilman, että se vaikuttaa negatiivisesti asiakaskokemukseen.

Päätavoitteena oli tutkia, onko järkevää keskittää vai hajauttaa varaosavarastointia. Keskittämisellä on taipumus vähentää hankintakustannuksia, mutta lisätä kuljetus-kustannuksia. Hajautetussa mallissa varaosat ovat fyysisesti lähempänä asiakasta, mutta toimitusajat eivät välttämättä eroa siitä, ovatko varaosat lähempänä sijaitsevassa paikallisessa keskusvarastossa vai koko konsernin keskusvarastossa.

Kirjallisuuskatsauksessa tarkasteltiin keskittämisen ja hajauttamisen aikaisemmat havainnot. Eri vaihtoehtoja mallinnettiin laskemalla koko yritysryhmän varaosamyynnin voitto mallintamalla vuoden 2022 todelliset myyntiluvut kaikissa seitsemässä maassa. Mallinnuksen periaatteena oli verrata nykyistä kolmen keskusvaraston mallia sekä 100-prosenttiseen keskittämiseen yhteen varastoon että vain hitaasti liikkuvien varaosien keskittämiseen.

Sekä kirjallisuuskatsaus että mallinnus todellisilla luvuilla viittaavat siihen, että hitaasti liikkuvat varaosat tulisi keskittää yhteen keskusvarastoon, kun taas nopeasti liikkuvat varaosat olisi hajautettava lähelle asiakasta. Toinen huomioon otettava seikka on se, että eri maiden tietojärjestelmillä olisi oltava näkyvyys kaikkiin varastoihin ja tietojärjestelmien olisi tuettava koko konsernin yhteistä varastonhallintaa.