Procurement performance in Finnish procurement units : commonalities and differences of private and public procuring units

Abstract

Procurement performance is seen as a difficult topic to measure as it is seen as a multilevel dimension with varying definitions. Cost and price related factors are seen as the common factors with procurement performance in public and private sector procurements. In the thesis we proceeded to find commonalities in Finnish procurement units and the differences between the sectors.

This thesis was done in the form of a quantitative research with the help of a multiple-choice questionnaire concluding on 114 different factors divided into segments of: “Defining factors”, “Influencing factors” and “Tools of performance”. The questionnaire was answered by 22 anonymous procurement professionals from the public and private sector.

The results of the research showed that the procurement performance is highly defined by the cost-related factors accompanied by the factors relating to the delivery. Influencing factors were seen to be in relation to the competence and experience of the staff, and the easy-to-follow procurement instructions, procedures and plans accompanied with information flow among parties. The differences between the sectors were seen on the private sectors emphasis on the supplier relationship and supplier-related factors, and the mission of the enterprise. Private sector performance was seen to be greatly affected by the presented sector.

Hankinnan tehokkuuden mittaaminen nähdään haastavana ja moniuloitteisena tekijänä, joka määritellään yksittäisen hankinnan tavoitteiden mukaisesti. Kustannuksiin liittyvät tekijät voidaan nähdä yleisenä hankintatoimen mittariston kuvaajana, niin yksityisessä, kuin julkisessa hankintatoimessa. Työssä pyrittiin selvittämään yhtenäisyyksiä Suomalaisissa hankintayksiköissä ja eroja tehokkuudessa edustetun sektorin mukaisesti.

Työtä varten muodostettiin kirjallisuuteen, tutkimuksiin ja lainsäädäntöön pohjautuva kvantitatiivinen tutkimus, jonka data-analyysi pohjautui 114:sta tekijästä rakennetulla kyselypohjalla. Tekijät jaettiin kolmeen eri pääsegmenttiin, jotka olivat: ”Hankinnan tehokkuutta kuvaavat tekijät”, ”Hankinnan tehokkuuteen vaikuttavat tekijät”, ja ”Hankinnan tehokkuuden työkalut”. Kyselyyn vastasivat yksityisyyden suojaamana 22 eri hankinta-alan ammattilaista, jotka edustivat yksityistä tai julkista sektoria omasta näkökulmastaan.

Tutkimuksen tuloksena olivat ennustetusti tehokkuuden korostunut määrittely hankinnoissa muodostetuilla säästöillä ja toimitukseen keskittyvillä mittareilla. Vaikuttaviksi tekijöiksi hankintatoimen tehokkuudelle korostuivat henkilöstön osaaminen ja kokemus. Hankintasuunnitelman ja -toimen yhteisen linjan helppo seuranta ja onnistunut tiedonjako nähtiin yhteisenä tekijänä hankintayksiköiden välillä. Sektorit erosivat toisistaan yksityisen sektorin korostaessa toimittajan ja toimittajasuhteiden ja yrityksen tavoitteellisuutta hankintojen tehokkuudessa. Julkisen sektorin nähtiin korostavan edustetun sektorin merkitystä hankinnan tehokkuuteen vaikuttavana tekijänä.