Palkkakirjanpidon haasteet palkkahallinnon näkökulmasta

Abstract

Palkkakirjanpito on yksi palkkahallinnon työtehtävistä, joka yhdistää samalla palkkahallinnon sekä kirjanpidon toisiinsa. Palkkakirjanpidolla on iso merkitys yrityksien taloudelle. Samalla se on osin monimutkainen ja aikaa vievä osuus yrityksien kirjanpitoprosessia. Palkkahallintoa koskevaa tutkimusta on tehty vähäisemmin verrattuna muihin liiketoimintaprosesseihin. Lisäksi aiemmat tutkimukset ovat keskittyneet usein esimerkiksi digitalisaation vaikutuksiin tai palkanlaskentajärjestelmiin sekä palkkahallinnon ulkoistamiseen.

Tämän tutkielman tavoitteena oli selvittää, millä tasolla kirjanpidon tietotaso on palkkahallinnossa, ja mitkä ovat yleisimmin esiintyviä haasteita palkkakirjanpidossa palkkahallinnon näkökulmasta. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena ja sen empiirinen aineisto kerättiin puolistrukturoitujen haastatteluiden avulla. Haastateltavia henkilöitä oli kolme ja heillä kaikilla oli kokemusta palkkahallinnossa työskentelystä lähes kymmenen vuotta tai sitä enemmän. Tutkielman haastateltavat henkilöt olivat erään tilitoimiston palkkahallinnosta. Tutkimustulosten analysointi tehtiin käyttämällä aineistolähtöistä sisällönanalyysia.

Tutkielman haastatteluissa nousi esille, että palkkahallinnossa työskentelevien tietotaso kirjanpidosta on yleisellä tasolla heikohko. Työntekijät kaipaisivat peruskoulutusta kirjanpitoon liittyen. Palkkakirjanpitoon liittyvinä haasteina nousivat esille muun muassa aikataulutukset, lomapalkkavaraukset, uusien palkkalajien perustaminen, manuaalisten prosessien virheherkkyys ja lainsäädännön monimutkaisuus. Palkkahallinnon ja kirjanpidon välisessä yhteistyössä koettiin puutteita, vaikka toimiva kommunikaatio voisi helpottaa palkkakirjanpidon hoitamista ja vähentää esiintyviä virheitä. Tutkimustuloksia voidaan hyödyntää palkkahallinnossa tai kirjanpidossa ja se voi antaa lisäksi ajatuksia siitä, millä tavalla niiden välistä yhteistyötä voitaisiin parantaa.

One of the key tasks in payroll management is payroll accounting that is a link between payroll administration and accounting. Payroll accounting can be a complex and time-consuming accounting process and it is a significant element of company’s financial operations. Previous studies have focused mainly on digitalization, payroll systems and outsourcing of payroll management.

The purpose of this study was to examine the level of accounting knowledge in payroll administration and to identify the most common challenges concerning payroll accounting from the payroll management point of view. The study was conducted as qualitative research. The empirical data was collected through semi-structured interviews. Three individuals were interviewed from an accounting firm. The interviewees were payroll management professionals with nearly ten years or more of experience in payroll management. The empirical data of the research was analysed by using data-driven content analysis.

The interviews showed that the general level of accounting knowledge among payroll management professionals is relatively low. Employees in payroll management would need a basic training in accounting. Payroll accounting challenges this study presents are issues with scheduling, vacation pay provision, setting up a new pay code, the error-prone nature of manual processes, and the complexity of legislation. The study showed that the collaboration between payroll management and accounting could be improved. Effective communication could ease payroll accounting and reduce errors. Payroll management and accounting professionals could benefit from the results of the study, and it could provide insight how to improve collaboration between these two areas.