Vastuullisuus julkisessa hankinnassa : case Lappeenrannan hankintapalvelut

Abstract

Tutkielmassa tarkastellaan vastuullisuuden toteutumista julkisissa hankinnoissa. Tutkielmassa vastuullisuutta tarkastellaan sosiaalisen, ympäristöllisen sekä taloudellisen vastuun näkökulmasta. Tutkielman tavoitteena on selvittää, miten vastuullisuus toteutetaan, mitkä ovat vastuullisuuden toteutumisen ongelmakohdat ja miten niitä ratkaistaan sekä miten vastuullisuuden toteutumista seurataan. Tavoitteena on myös näiden tietojen pohjalta luoda kohdeorganisaatiolle eli Lappeenrannan hankintapalveluille hankintaohjeet vastuullisen julkisen hankinnan toteuttamiseen.

Tutkielma on konstruktiivinen tapaustutkimus, koska päämääränä luodaan hankintaohjeet ja tarkastellaan vain yhtä hankintayksikköä. Aineisto on kerätty laadullisena tutkimuksena teemahaastattelemalla kolmea eri henkilöä. Haastateltavat henkilöt ovat Lappeenrannan hankintapalveluiden hankintajohtaja, Lappeenrannan kaupungin ympäristöjohtaja sekä sopimustarjoaja.

Tutkimuksessa selvisi, että vastuullista julkista hankintaa hankintayksikössä toteutetaan asettamalla suunnitteluvaiheessa hankintailmoitukseen ja tarjouspyyntöön kelpoisuus- eli vähimmäisehtoja, jotka tarjoajan täytyy täyttää päästäkseen seuraavaan vaiheeseen. Ehdot voivat liittyä vastuullisuuden eri ulottuvuuksiin (sosiaalinen, ympäristöllinen, taloudellinen) hankinnan luonteesta ja arvosta riippuen. Lisäksi kilpailutuksessa huomioidaan laatupisteet, jotka voivat motivoida tarjoajia vastuullisuuden lisäämiseen toiminnassaan. Ongelmakohtia vastuullisuuden toteuttamisessa ovat osittain julkisen hankinnan hankintalaki, vastakkainasettelut eri vastuullisuuden ulottuvuuksien välillä, osaaminen, tiedon kerääminen ja etsiminen sekä osittain vastuullisuuden valvominen. Vastuullisuuden seuraamiseen voidaan käyttää erilaisia järjestelmiä ja indikaattoreita sekä tarjoajan vuosiraportteja ja itsearviointia.

This thesis examines the implementation of the sustainability in public procurement. Sustainability is analyzed through social, environmental and economic dimensions. The purpose of this thesis is to determine how sustainability is implemented in public procurement, identify the problems in implementing sustainability and find the solutions and to determine how sustainability is monitored. Based on these findings, the purpose of this thesis is also to create procurement guidelines for implementing sustainability in target organization: Lappeenrannan hankintapalvelut. The target organization operates as a public procurement service for the city of Lappeenranta.

The thesis is a constructive case study because the main goal is to create the procurement guidelines, and the thesis examine only one procurement unit. The data was collected through qualitative research by theme interviewing three individuals. The interviewees were the procurement director of Lappeenrannan hankintapalvelut, the environmental director of Lappeenranta and a contract provider.

The key founds of the study are that sustainable public procurement is implemented by setting eligibility/minimum requirements in the procurement notice and request for quotation during the planning phase of the procurement. The bidder must meet the requirements to proceed to the next phase. The conditions can relate to different dimensions of sustainability (social, environmental, economic) depending on the nature and value of the procurement. In addition, quality points are considered in the competition which can motivate bidders to increase sustainability in their operations. Problems in public procurement include partially the public procurement law, conflicts between different dimensions of sustainability, expertise, data collection and searching and partially the monitoring of sustainability. Various systems and indicators can be used to monitor sustainability as well as the bidder’s annual report and self-assessment.