Ostolaskujen käsittelyprosessin tehostaminen automaattitäsmäytyksellä : case Bevenic Oy
Rautiainen, Iiris (2024)
Kandidaatintutkielma
2024
School of Business and Management, Kauppatieteet
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe202501102393
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe202501102393
Tiivistelmä
Tämän kandidaatintutkielman tavoitteena on selvittää, miten ostolaskuprosessin automatisointi vaikuttaa tehokkuuteen ostolaskujen käsittelyssä kohdeyrityksessä Bevenic Oy. Lisäksi tavoitteena on selvittää, miten taloushallinnon työntekijät hyväksyvät järjestelmämuutosten käyttöönoton.
Tutkielman empiirinen osuus on toteutettu kvalitatiivisena tutkimuksena, jonka menetelmänä on tapaustutkimus. Aineistona tutkielmassa on kolme haastattelua, joihin on haastateltu esimerkkiyrityksen taloushallinnon työntekijöitä. Haastattelujen pohjana on kattava haastattelurunko. Litteroitua aineistoa analysoidaan sisällönanalyysin avulla.
Tutkimus osoittaa, että ostoreskontraprosessin automaattitäsmäytys tulee tuomaan taloushallinnon työntekijöille aikasäästöä ja nopeuttamaan laskujen kiertoaikaa. Lisäksi automaatio vähentää prosessin riskejä, mutta tuo samalla mukanaan uusia järjestelmäriskejä kehitysvaiheessa. Työntekijät suhtautuvat järjestelmämuutoksiin positiivisesti, koska järjestelmässä on paljon puutteita. Kattavalla perehdytyksellä ja esihenkilön asenteella todetaan tutkimuksessa olevan merkittävä rooli järjestelmämuutosten hyväksymisessä. This bachelor’s thesis concentrates on explaining how the accounts payable process automation affects efficiency in the case of the company Bevenic Oy. The research also clarifies the attitudes of employees towards process automation.
The empirical part of the thesis was executed as a qualitative study using a case study approach. The data was collected through interviews with three financial administration employees of the case company. A comprehensive interview framework has been used as the basis for the interviews. The transcribed interview data was analyzed using content analysis.
The findings indicate that the Automated 3-way Matching of the Accounts Payable Process will save time for financial administration employees and speed up invoice processing times. Furthermore, automation reduces risks within the process while introducing new risks. Employees view system changes positively in general, as the current system has significant shortcomings. The study indicates that training and managerial attitudes have a critical role in developing more automatic systems.
Tutkielman empiirinen osuus on toteutettu kvalitatiivisena tutkimuksena, jonka menetelmänä on tapaustutkimus. Aineistona tutkielmassa on kolme haastattelua, joihin on haastateltu esimerkkiyrityksen taloushallinnon työntekijöitä. Haastattelujen pohjana on kattava haastattelurunko. Litteroitua aineistoa analysoidaan sisällönanalyysin avulla.
Tutkimus osoittaa, että ostoreskontraprosessin automaattitäsmäytys tulee tuomaan taloushallinnon työntekijöille aikasäästöä ja nopeuttamaan laskujen kiertoaikaa. Lisäksi automaatio vähentää prosessin riskejä, mutta tuo samalla mukanaan uusia järjestelmäriskejä kehitysvaiheessa. Työntekijät suhtautuvat järjestelmämuutoksiin positiivisesti, koska järjestelmässä on paljon puutteita. Kattavalla perehdytyksellä ja esihenkilön asenteella todetaan tutkimuksessa olevan merkittävä rooli järjestelmämuutosten hyväksymisessä.
The empirical part of the thesis was executed as a qualitative study using a case study approach. The data was collected through interviews with three financial administration employees of the case company. A comprehensive interview framework has been used as the basis for the interviews. The transcribed interview data was analyzed using content analysis.
The findings indicate that the Automated 3-way Matching of the Accounts Payable Process will save time for financial administration employees and speed up invoice processing times. Furthermore, automation reduces risks within the process while introducing new risks. Employees view system changes positively in general, as the current system has significant shortcomings. The study indicates that training and managerial attitudes have a critical role in developing more automatic systems.