Elevating project portfolio management : key factors for effective project prioritization and value adding resource allocation

Abstract

Project portfolio management (PPM) is a crucial aspect of business strategy implementation, as companies increasingly organize their activities and execute their strategy in a multi-project environment. Efficient resource allocation and prioritization can lower overall business complexity, increase growth spending, and improve profitability. However, the complexity of resources and projects in the internal development project portfolio often hinders efficient resource allocation and project prioritization.

This master’s thesis explores the critical aspects of an organization’s project portfolio management with a focus on project prioritization and resource allocation. The study aims to understand how organizations can better manage their internal development project portfolios to optimize resource allocation and enhance value creation. The research was conducted through a qualitative approach including semi-structured interviews with Project Management Office experts from different Finnish organizations.

The study adopts an end-to-end PPM process and PPM process portfolio maturity model to understand how organizations could be better equipped for successful decision-making in terms of project prioritization and resource allocation. Empirical data was collected through 12 semi-structured interviews. The findings highlight the importance of a structured and rule-based PPM process to manage the flow of projects from idea generation to completion. Further, clear roles and responsibilities in PPM and effective communication were identified as crucial aspects of PPM. The research also emphasizes the need for data-driven decision-making, the use of strategic buckets, and better utilization of capacity analysis as key ways of ensuring that projects align with strategic objectives and that resources are allocated in the best way in terms of value creation.

Projektisalkunhallinta on keskeinen osa liiketoimintastrategian toteuttamista, sillä yritykset organisoivat toimintojaan ja jalkauttavat strategiaansa yhä useammin moniprojekti ympäristössä. Resurssien tehokas kohdentaminen ja priorisointi voivat vähentää liiketoiminnan yleistä monimutkaisuutta, edistää kasvua ja parantaa kannattavuutta. Sisäisen kehityshankesalkun resurssien ja projektien monimutkaisuus estää kuitenkin usein resurssien tehokkaan kohdentamisen projekteihin ja projektien priorisoinnin.

Tässä maisterin tutkielmassa tarkastellaan organisaation projektisalkunhallinnan kriittisiä näkökohtia keskittyen projektien priorisointiin ja resurssien jakamiseen. Tutkimuksen tavoitteena on ymmärtää, miten organisaatiot voivat paremmin hallita sisäisiä kehityshankesalkkujaan optimoidakseen resurssien kohdentamisen ja parantaakseen arvonluontia. Tutkimus toteutettiin laadullisella menetelmällä, haastattelemalla PMO-asiantuntijoita suomalaisista yrityksistä.

Tutkimuksessa käytetään projektiportfolion hallinnan prosessin ja portfolio kypsyysmallia ymmärtämään, miten organisaatiot voisivat saada paremmat valmiudet menestyksekkääseen päätöksentekoon projektien priorisoinnissa ja resurssien jakamisessa. Empiirinen aineisto kerättiin 12 puolistrukturoidun haastattelun avulla. Tulokset korostavat jäsennellyn ja sääntöihin perustuvan projektiportfolion hallinnan prosessin merkitystä, jotta projektien kulkua voidaan hallita idean syntymisestä sen toteutukseen asti. Lisäksi selkeät roolit ja vastuut, sekä tehokas viestintä todettiin keskeisiksi tekijöiksi. Tutkimuksessa korostetaan myös dataan perustuvan päätöksenteon tärkeyttä, strategisten korien käyttöä ja kapasiteettianalyysin parempaa hyödyntämistä keskeisinä keinoina varmistaa, että hankkeet ovat linjassa strategisten tavoitteiden ja käytettävissä olevien resurssien kanssa, jotta ne tuottavat parhaimman mahdollisen arvon.