Detecting and eliminating work task waste of a supply chain planner using Lean Six Sigma tools : case study from a retail company

Abstract

Today´s constantly changing external environment forces companies to continuously adapt and improve to maintain competitive advantage in addition to surviving and succeeding in the markets. Continuous improvement is one of Lean Six Sigma´s core principles that aims to improve a process by eliminating its waste. Therefore, two Lean Six Sigma tools, DMAIC and Value Stream Mapping, are utilized in this thesis. This master´s thesis is a case study for a company´s consumable side working in the retail industry. The aim is to detect and eliminate waste from work tasks belonging to a supply chain planner.

The empirical study was conducted as qualitative research because the aim was to provide qualitative insights based on research data. The time used for each task was tracked with the help of a self-reported Excel. Each supply chain planner filled out the Excel for ten workdays during two separate weeks. Also open-ended questions were added to the end of the time tracking Excel to get more in-depth responses about experiences, opinions and feelings. The research results revealed five wastes, which are inappropriate processing, transporting, waiting, unnecessary motion and defects. They all delved from 12 inefficiencies in work tasks, to which solution suggestions were made. Also, five non-value adding tasks were found which take time but do not add value to the end customer, and therefore are seen as waste. By eliminating and decreasing the found wastes, supply chain planner could save up to 25 per cent of its daily work time and utilize it for important value adding work tasks.

Yritysten on pyrittävä jatkuvasti sopeutumaan ja kehittämään liiketoimintaansa pysyäkseen mukana muuttuvassa markkinassa. Lean Six Sigma tunnetaan prosessien kehitysmenetelmänä, joka pyrkii jatkuvaan kehitykseen hukan poiston myötä. Tässä pro gradu -tutkielmassa hyödynnetään kahta Lean Six Sigma työkalua: arvovirtakuvausta (Value Stream Mapping) ja DMAIC-menetelmää. Tämä tutkielma on tapaustutkimus vähittäiskaupan alalla toimivalle yrityksen käyttötavarapuolelle. Työn tarkoituksena on tunnistaa ja poistaa täydennyssuunnittelijan hukka työtehtäviä. Tutkimukseen valittiin laadullinen tutkimusote, sillä tavoitteena oli analysoida dataa havaintojen kautta. Tutkimuksen aineistonkeruumenetelmänä käytettiin kyselylomaketta Excelin muodossa, jonka avulla seurattiin työtehtäviin kuluvaa aikaa. Jokainen täydennyssuunnittelija täytti kyseiseen Exceliin jokaisen käyttämänsä 15 minuutin kymmenen päivän ajan. Lisäksi kysely sisälsi neljä avointa kysymystä.

Tutkimuksen avulla työtehtävistä löydettiin viittä eri hukkaa: liiallista prosessointia, tarpeetonta liikettä, kuljettamista, virheitä ja odottamista. Hukat löydettiin vertailemalla ajanottoja työntekijöiden kesken, tekemällä havaintoja avointen kysymysten vastuksista sekä jakamalla työtehtävät arvoa tuottaviin (VA), arvoa tuottamattomiin (NVA) ja välttämättömiin mutta arvoa tuottamattomiin (NNVA) työtehtäviin. NVA työtehtäviä löydettiin viisi kappaletta, joita pidetään suorana hukkana. Tehottomuuksia löydettiin yhteensä 12, joihin laadittiin kehitysehdotuksia. Hukkien poisto ja vähentäminen voisi säästää täydennyssuunnittelijalta jopa 25 prosenttia sen päivittäisestä työajasta.