Information systems business value : an ERP implementation viewpoint

Abstract

Successful information system implementation can contribute to an organization's competitive advantage. In today’s highly competitive and rapidly changing environment, organizations must be able to leverage the potential benefits that information system changes offer.

This master's thesis aimed to determine the benefits that industrial organizations can achieve from an information system change, specifically an enterprise resource planning system change. For that, it was necessary to understand the factors that enable the successful implementation of a new enterprise resource planning system. Recognizing the potential benefits of the change and its enablers for success could be seen as key actions that industrial organizations must take to maximize the business value of their enterprise resource planning system. The thesis includes an analysis of the case organization's information system readiness, the possible benefits recognized, and suggested actions to improve information system readiness.

The study was conducted using qualitative research methods. Six industrial organizations that had undergone a change to their enterprise resource planning system were interviewed, and the data were analyzed using theory-driven content analysis.

Research results indicate that industrial organizations need to improve readiness for changes to the enterprise resource planning system. Particularly in employee and management commitment and attitude, as well as providing resources and chances to participate in change at every organizational level. Benefits from the enterprise resource planning system changes can be achieved in areas such as reporting, customer service, individual skills, profitability, and partnerships. Case organization, however, must enhance its information system readiness to fully reap the identified benefits of an enterprise resource planning system change.

Tietojärjestelmien onnistunut käyttöönotto voi edistää organisaatioiden kilpailuetua. Nykyisessä erittäin kilpaillussa ja nopeasti muuttuvassa ympäristössä organisaatioiden on kyettävä hyödyntämään tietojärjestelmämuutosten tarjoamat mahdolliset edut.

Tämän pro gradu -tutkielman tavoitteena oli selvittää, mitä hyötyjä teollisuusorganisaatiot voivat saavuttaa tietojärjestelmämuutoksella, tarkemmin toiminnanohjausjärjestelmän muutoksella. Tätä varten oli tarpeen ymmärtää tekijät, jotka mahdollistavat uuden järjestelmän onnistuneen käyttöönoton. Tietämällä muutoksen mahdolliset hyödyt ja onnistumisen mahdollistajat voidaan tunnistaa toimenpiteet, jotka teollisuusorganisaatioiden on toteutettava maksimoidakseen toiminnanohjausjärjestelmän liiketoiminta-arvon. Viimeisessä vaiheessa analysoitiin tapausorganisaation tietojärjestelmävalmius ja mahdolliset hyödyt sekä tehtiin ehdotuksia tietojärjestelmävalmiuden parantamiseksi.

Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisin tutkimusmenetelmin. Haastateltiin kuutta teollisuusorganisaatiota, jotka olivat käyneet läpi toiminnanohjausjärjestelmän muutoksen, ja aineisto analysoitiin teoriaohjaavan sisällönanalyysin avulla.

Tutkimustulokset paljastavat, että teollisuusorganisaatioissa tarvitaan parannusta erityisesti työntekijöiden ja johdon sitoutumisessa ja asenteessa sekä resurssien tarjoamisessa ja mahdollisuuksissa osallistua muutokseen kaikilla organisaation tasoilla. Toiminnanohjausjärjestelmän muutoksista saatavia hyötyjä voidaan saavuttaa raportoinnissa, asiakaspalvelussa, yksilöllisissä taidoissa, kannattavuudessa ja kumppanuuksissa. Tapausorganisaation analyysi paljasti, että organisaatio voi saavuttaa useita hyötyjä, mutta sen on parannettava tietojärjestelmävalmiuttaan saadakseen toiminnanohjausjärjestelmän muutoksesta parhaat edut.